Bagi kebanyakan pengurus, mendisiplinkan pekerja adalah salah satu daripada pengalaman yang paling tidak selesa yang boleh dipertikaikan. Pengurus mempunyai tanggungjawab menulis surat tindakan tatatertib yang kekal dalam fail pekerja untuk mendokumentasikan kesalahan pekerja tersebut. Surat-surat ini mempunyai dua fungsi: untuk memberitahu pekerja tentang apa yang akan terjadi kepadanya akibat pelanggarannya dan untuk menjadi rekod tetap salah laku pekerja dalam failnya.
Muatkan pencetak dengan kepala surat syarikat. Surat ini akan menjadi sebahagian daripada fail rasmi pekerja, jadi anda mesti mengikuti protokol yang sesuai.
Taipkan tarikh penuh. Langkau satu baris dan taip nama pekerja dan alamat syarikat. Sekalipun anda tidak menyalin surat tersebut, mengikuti format surat perniagaan yang betul akan menyampaikan kesan profesionalisme.
Mulakan huruf dengan menaip nama pekerja, diikuti dengan kolon. Langkau satu baris.
Mulakan perenggan pertama dengan jelas menyatakan sifat pelanggaran tersebut. Rujuk buku panduan pekerja syarikat anda supaya pekerja dapat mencari peraturan untuk dirinya sendiri. Berikan butir-butir khusus mengenai pelanggaran seperti tarikh kejadian berlaku dan sebutkan pekerja lain yang terlibat.Menyatakan maklumat ini dengan jelas akan membantu anda jika pekerja itu merancang tindakan tatatertib dan mengambil perkara itu ke mahkamah.
Terangkan dengan terperinci apa yang dilakukan oleh pekerja tersebut dan bagaimana dia patut bertindak dalam situasi tersebut. Pekerja kadang-kadang melanggar peraturan kerana mereka tidak mengerti dengan jelas, jadi penjelasan mengenai pelanggaran dan maklumat yang sesuai akan membantu mencegahnya daripada melakukan pelanggaran kali kedua. Tawaran untuk bertemu dengan pekerja untuk membincangkan perkara secara terperinci.
Beri peluang kepada pekerja untuk membuat bayaran untuk pelanggaran tersebut, seperti dengan menulis surat permohonan maaf secara formal kepada pihak yang lain. Beritahu dia tentang tarikh akhir untuk menyerahkan maklum balas atau surat.
Beritahu pekerja dengan jelas dan ringkas apa yang boleh dijangkakan sebagai hasil dari penyelewengan ini. Berikan butiran yang sewajarnya untuk hukumannya sekarang, seperti tarikh sebarang perbicaraan atau tarikh berkuat kuasa untuk penamatan pekerjaannya, jika berkenaan. Jika pekerja boleh mengharapkan tindakan disiplin progresif sebagai akibat daripada pelanggaran lanjut, beritahu dia apa yang akan dikenakan hukuman itu.
Beri pekerja maklumat tentang proses rayuan, jika berkenaan.
Minta pekerja untuk mendapatkan maklum balas rasmi untuk failnya; seringkali tindak balas ini akan berupa surat rasmi. Anda memerlukan dokumentasi ini untuk fail pekerja sekiranya dia mengambil perkara itu ke mahkamah.
Taipkan nama penuh dan tajuk anda. Cetak surat dan tandakan nama anda mengenai nama yang anda taip dalam dakwat biru atau hitam.
Buat beberapa salinan surat itu. Kekalkan 1 salinan dalam fail pekerja, berikan yang lain kepada peguam syarikat anda dan simpan yang lain untuk rekod anda sendiri.
Kirimkan surat tersebut kepada pekerja atau berikan kepadanya di hadapan wakil sumber manusia atau pembantu pentadbiran. Anda memerlukan pengesahan bahawa pekerja menerima pemberitahuan rasmi.
Petua
-
Pastikan nada profesional dan faktual. Surat ini boleh pergi ke mahkamah jika pekerja itu menentang tindakan tatatertib, dan anda ingin kelihatan profesional dan adil setiap waktu.
