Sebahagian daripada tugas pengurus adalah untuk mendisiplinkan karyawan yang tidak mematuhi peraturan. Walaupun amaran lisan mudah cukup untuk kali pertama, pelanggaran kecil, pelanggaran yang lebih serius atau ulangi memerlukan amaran bertulis, yang ditulis. Ini akan membantu anda tidak hanya menjelaskan kepada pekerja apa yang dia salah dan apa yang diharapkan darinya tetapi juga membolehkan anda menyimpan salinan amaran untuk fail pekerja, yang mungkin berguna kemudian. Menulis amaran sedemikian mungkin kelihatan seperti tugas yang menakutkan, tetapi dengan templat amaran bertulis, proses itu sebenarnya boleh menjadi mudah.
Petua
-
Amaran bertulis harus mengikuti templat piawai dan memasukkan maklumat seperti peraturan yang telah dipecahkan, penerangan terperinci mengenai kesalahan itu dan bagaimana pekerja perlu diperbaiki.
Kenapa Gunakan Amaran Bertulis
Amaran bertulis boleh digunakan untuk pekerja dan syarikat. Bagi pekerja, amaran itu dapat memberikan petunjuk dan arahan yang jelas mengenai apa yang diharapkan oleh syarikat daripadanya dan bagaimana untuk meningkatkan prestasi pekerjaannya untuk mengelakkan amaran selanjutnya. Bagi syarikat itu, amaran bertulis dapat membantu membuktikan bahawa tindakan telah diambil supaya langkah selanjutnya dapat diambil jika masalah terus berlanjut. Ia juga berfungsi sebagai dokumentasi masalah sekiranya pekerja memfailkan beberapa pertikaian undang-undang di kemudian hari, seperti kes penamatan yang salah.
Bila hendak menggunakan amaran ini
Setiap perniagaan akan mempunyai masalah yang berbeza dengan pekerja yang berbeza berdasarkan peraturan syarikat dan jenis orang yang bekerja di sana. Bahawa dikatakan, alasan yang paling umum pekerja ditulis di semua industri adalah keterlambatan yang berlebihan.
Biasanya surat amaran kepada pekerja dikeluarkan selepas amaran lisan diberikan, tetapi ini tidak selalu berlaku. Sekiranya berlaku kesalahan satu kali yang serius, masuk akal untuk memintas amaran lisan dan segera memberi amaran bertulis yang boleh masuk dalam fail pekerja. Perlu diingat bahawa semua amaran lisan hendaklah didokumenkan selepas fakta, termasuk masa dan tarikh amaran, dan ini harus dimasukkan ke dalam fail pekerja supaya tidak ada kekeliruan sama ada pekerja tersebut telah atau tidak diberi amaran tentang masalah tertentu.
Menggunakan Surat Pemberontakan
Adalah idea yang baik untuk mencari template untuk kedua-dua amaran bertulis dan surat disiplin pekerja sebelum anda memerlukannya. Ini harus disesuaikan untuk syarikat anda dan disediakan untuk digunakan sebelum anda benar-benar menulis pekerja. Setiap pekerja yang menerima notis amaran atau disiplin hendaklah menerima borang yang sama dengan maklumat yang berkaitan dengan masalah khusus yang didokumenkan. Ini akan memastikan semua pekerja dilayan secara adil dan sama.
Sentiasa isi setiap huruf kosong pada surat borang amaran prabayar.Sekiranya sesuatu tidak diguna pakai, anda boleh menulis "N / A" jadi jelas bahawa ia tidak berkenaan dan anda tidak lalai dalam mengisi borang tersebut. Jika anda benar-benar menulis surat menggunakan templat, anda tidak perlu melakukan ini tetapi masih menulis huruf dengan teliti dengan seberapa banyak detail yang mungkin. Mengambil langkah-langkah ini boleh melindungi anda jika masalah undang-undang timbul kemudian. Atas sebab ini, selalu gunakan bahasa formal dan elakkan menggunakan kata laluan atau jargon.
Walaupun anda harus bekerja dengan templat, nada khusus yang digunakan dalam surat teguran hendaklah berbeza-beza berdasarkan keterukan pelanggaran tersebut. Jika pekerja terlambat beberapa kali, contohnya, anda hanya boleh memberi tumpuan untuk membetulkan tingkah laku dan menetapkan nada yang lebih positif untuk menggalakkannya muncul pada masanya. Sekiranya pekerja mengutuk seorang pelanggan, namun, anda mungkin mahu mempunyai nada yang lebih serius yang menumpukan pada penalti yang berpotensi jika dia akan menyesal lagi.
Berikan surat kepada pekerja secara peribadi, bukan melalui e-mel dan bukan hanya dengan meninggalkannya di meja pekerja. Anda boleh memilih untuk mempunyai saksi yang hadir atau tidak, tetapi tidak mengendalikan perkara ini secara terbuka di hadapan kakitangan yang lain. Ini boleh menjadi sukar dan tidak selesa, tetapi penting untuk dilakukan. Sebenarnya, ia boleh memberi manfaat kepada pekerja tentang situasi ini, walaupun dia percaya bahawa surat tersebut lebih kurang ketat daripada yang anda maksudkan, dan bahkan kehadiran anda dapat membantu menekankan nada yang anda ingin ambil dalam surat. Anda boleh melembutkan pukulan surat dengan menawarkan maklum balas positif kepada pekerja tetapi tidak melakukannya sekiranya ia menyebabkan kekeliruan tentang peringatan yang anda berikan.
Sentiasa dapatkan tandatangan daripada pekerja semasa anda hadir. Jika dia enggan menandatanganinya, minta dia menandatangani surat yang menyatakan bahawa dia enggan menandatangani amaran itu. Simpan salinan yang ditandatangani untuk rekod pekerja. Sekiranya pekerja menandatangani surat yang menyatakan bahawa dia enggan menandatangani amaran tersebut, ia menjadi surat kepada surat itu. Juga memberikan salinan kepada pekerja untuk rekodnya.
Contoh Tulis Pekerja
Surat amaran bertulis hendaklah bermula dengan formaliti asas, seperti subjek, tarikh, masa, nama anda, tajuk tugas anda, nama pekerja dan jawatan dan nama orang lain yang menerima salinan memo. Anda mungkin mahu memasukkan logo syarikat anda di bahagian atas borang, tetapi ini adalah pilihan.
Sekiranya anda mempunyai buku panduan pekerja, anda harus menyatakan terlebih dahulu bahagian bahagian dasar syarikat itu. Anda boleh menulis dasar tertentu atau hanya memasukkan rujukan ke bahagian buku panduan yang relevan. Sekiranya anda tidak mempunyai buku panduan, maka tulis ringkasan ringkas peraturan syarikat yang terpakai.
Sertakan sama ada ini adalah amaran pertama atau akhir, dan jika itu adalah pelanggaran yang serius, ambil perhatian juga tentang ini. Amaran itu harus mempunyai kerangka waktu, yang bermaksud bahawa jika masa yang cukup pas, amaran akan dikeluarkan dari rekod pekerja dan tidak dikira sebagai amaran terlebih dahulu. Dalam erti kata lain, amaran bertulis terdahulu tentang keletihan tidak boleh dikira terhadap pekerja jika dia mula datang dalam tempoh tiga tahun kemudian. Walau bagaimanapun, surat itu tetap berada di dalam fail kakitangan untuk rujukan. Pada amnya, amaran kali pertama harus berlangsung selama enam bulan, kesalahan serius harus lapan bulan terakhir dan amaran terakhir harus berlangsung selama setahun, tetapi ini boleh berubah mengikut dasar syarikat anda.
Seterusnya, gambarkan tepat apa yang berlaku dalam seberapa banyak yang mungkin, termasuk tarikh, masa dan nama semua orang yang terlibat. Tidak termasuk butir subjektif seperti mengatakan bahawa pekerja itu bermakna pekerja lain. Sebaliknya, jelaskan apa yang dilakukan oleh pekerja yang boleh ditafsirkan sebagai makna. Anda boleh memilih untuk menulis penerangan mengenai peristiwa, perihalan pekerja acara dan sebarang keterangan saksi peristiwa jika akaun ini berbeza-beza. Sekiranya anda menggunakan borang terbitan dan tidak mempunyai ruang yang mencukupi untuk menulis semua butiran yang berkaitan, adalah OK untuk melampirkan sekeping kertas kedua jika perlu.
Untuk membantu pekerja memperbaiki, ikuti butiran tentang apa yang berlaku dengan bagaimana perlakuan pekerja perlu berubah dan berapa lama dia patut membuat perubahan sedemikian. Ikuti ini dengan maklumat terperinci mengenai akibat yang akan berlaku sekiranya dia gagal membetulkan kelakuannya. Ingat bahawa amaran bertulis bukanlah tindakan disiplin, jadi pastikan anda menyatakan tindakan tatatertib yang akan berlaku jika masalah itu berterusan. Akhirnya, tandatangani dan tentukan surat itu, sampaikannya kepada pekerja dan minta dia dan mana-mana saksi menghadiri mesyuarat untuk menandatanganinya dan tarikhnya.
