Komunikasi awal antara calon pelanggan dan firma undang-undang biasanya melalui telefon, yang dikendalikan oleh seorang penyambut tetamu. Akibatnya, adalah penting bahawa penyambut tetamu firma menjadi profesional dan sopan sepanjang masa. Mengekalkan profesionalisme kadang-kadang boleh menjadi satu cabaran, bagaimanapun, terutamanya bagi penyambut tetamu yang menjawab jumlah panggilan yang tinggi setiap hari. Tetapi ada beberapa prinsip yang harus anda ikuti ketika menjawab panggilan di pejabat undang-undang.
Pengambilan Panggilan Awal
Ambil setiap panggilan dengan mengumumkan nama firma undang-undang, mengenal pasti diri anda dengan nama, dan bertanya bagaimana anda boleh membantu kepada pemanggil. Sebagai contoh, "Selamat pagi, ini firma undang-undang X dan Y, Jane bercakap, siapakah yang saya bicarakan?" Sebaik sahaja anda mengenali pemanggil dengan nama, tanyakan "Bagaimanakah saya dapat membantu anda pada hari ini Cik Z," dan rujuk kepada nama pemanggil mengikut baki perbualan. Nota-mengambil semasa setiap panggilan boleh membantu, terutamanya berkenaan dengan nama. Mengekalkan nada positif semasa perbualan, bersabar, dan jangan kehilangan sabar. Elakkan penggunaan jargon, slang atau bukan perkataan seperti "uh huh" dan "um."
Mengenal pasti Keperluan Pemanggil
Adalah sangat penting bagi anda untuk mendengar rapat dengan penelepon dan mengenal pasti keperluannya dan memberikan maklumat yang diminta kepadanya dengan jelas dan ringkas. Setiap pemanggil mencari bantuan untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan atau mencari orang yang sesuai dengan siapa yang boleh berbicara.
Pemanggil Laluan kepada Orang Yang Sesuai di Firma
Sekiranya pemanggil meminta maklumat yang disediakan oleh peguam, memaklumkan kepada pemanggil bahawa dia perlu bercakap dengan orang lain dan memintanya untuk berpindah. Hubungi peguam yang anda ingin memindahkan panggilan, mengumumkan pemanggil mengikut nama, mendedahkan tujuan panggilan dan memindahkan panggilan sekiranya ada peguam. Tiada pemanggil yang perlu ditahan selama lebih daripada 45 saat. Selepas 45 saat, tanyakan kepada pemanggil jika dia mahu terus memegang, ingin dipanggil semula apabila seorang peguam boleh didapati atau lebih suka memanggil semula kemudian.
Tamat panggilan
Sebelum menamatkan setiap panggilan, tanyakan sama ada anda boleh mendapat bantuan lanjut sebelum menamatkan panggilan. Terima pemanggil kerana mempertimbangkan firma undang-undang. Adalah jarang bagi seorang penyambut tetamu undang-undang untuk meyakinkan pelanggan yang berpotensi untuk mengupah firma undang-undang, tetapi sangat mudah bagi seorang penyambut tetamu kehilangan klien untuk firma undang-undang dengan tidak profesional, kurang ajar atau tidak sopan.
