Untuk memberikan kesan yang baik apabila menulis kepada pengurus di perniagaan, anda perlu membuat dokumen yang jelas, ringkas, profesional dan berbunyi. Surat perniagaan lebih formal daripada e-mel yang cenderung, dan mereka biasanya mengikuti protokol tertentu. Cara anda memformat, alamat dan buka surat anda memandu kesan yang diterima oleh penerima; Oleh itu, pastikan anda mengekalkan piawaian profesional supaya kandungan surat itu diambil dengan serius.
Senaraikan alamat surat penuh anda di bahagian atas halaman. Format alamat anda seperti yang anda sampaikan pada surat sampul surat dengan bandar, negara dan kod zip di baris kedua mengikut nombor dan nama jalan anda. Anda juga boleh menyenaraikan nombor telefon dan alamat e-mel anda dengan serta-merta mengikut alamat anda.
Tulis tarikh dalam baris serta-merta mengikut alamat anda. Tulis tarikh keluar penuh, sebagai contoh, 14 Mac 2011 dan bukannya 3/14/11. Tarikh, bersama-sama dengan baki surat itu, sepatutnya dibiarkan wajar.
Lepaskan empat baris selepas tarikh dan tulis alamat pengurus yang akan menerima surat anda. Ini agak berbeza daripada cara anda menyenaraikan alamat anda sendiri. Baris pertama seksyen ini sepatutnya menjadi nama pengurus yang kepadanya surat anda ditangani. Baris berikutnya akan menjadi kedudukan tepat pengurus dengan syarikat itu, diikuti dengan nama syarikatnya di baris ketiga. Seterusnya datang alamat surat pengurus, termasuk bandar, negeri dan poskod. Jangan masukkan nombor telefon atau alamat e-melnya.
Langkau satu baris dan kemudian tulis salam anda, seperti "Dear Ms. Stevens" atau "Dear Mr. Jones." Perjumpaan harus diikuti oleh usus besar.
Tuliskan selebihnya dari surat anda.
