Setiap perniagaan, lambat laun, walaupun usaha terbaiknya jatuh. Anda mungkin gagal menyampaikan sesuatu seperti yang dijanjikan atau tepat pada waktunya. Perkhidmatan anda mungkin tidak mengukur jangkaan pelanggan. Sesetengah pelanggan mungkin mengabaikan isu itu; orang lain boleh menulis surat untuk meminta pengembalian dana. Sentiasa balas kepada pelanggan yang mengambil masa untuk menulis kepada anda, walaupun anda memutuskan untuk tidak mengeluarkan bayaran balik. Tanggapan anda perlu bijak untuk mendapatkan mesej tersebut tanpa mengasingkan pelanggan.
Tentukan sama ada anda benar-benar mahu menolak permintaan pelanggan untuk bayaran balik. Menilai permintaannya dengan teliti untuk menentukan sama ada ia munasabah. Pertimbangkan potensi kehilangan pelanggan ini dan kesan kehilangan perniagaan terhadap pendapatan syarikat anda. Bayaran balik mungkin merupakan kos yang munasabah untuk menyimpan pelanggan; anda mungkin perlu membelanjakan wang yang besar untuk pengiklanan untuk menggantikannya. Pertimbangkan untuk menawarkan konsesi sejenis, mungkin perkhidmatan diskaun pada masa akan datang, sebagai suatu kompromi.
Gariskan sebab-sebab tindakan anda. Ini mungkin dalam fikiran anda, atau pada notepad. Terangkan alasannya sebelum anda menulis, untuk menyusun fikiran anda dan pastikan anda tidak terlepas sebarang perkara penting. Anda menafikan bayaran balik kerana anda tidak merasakan pelanggan berhak untuk melakukannya, tetapi anda juga harus memperhatikan sebarang fakta tambahan mengenai situasi tersebut. Contohnya, bahawa perkhidmatan disediakan tepat pada masanya, atau anda melakukan semua yang anda katakan yang anda inginkan. Keadaan ini juga boleh menjadi salah satu penyesalan pembeli, dan bukan kerana masalah dengan produk atau perkhidmatan anda.
Tulis draf kasar surat. Berhati-hati, tetapi langsung nyatakan sebab-sebab penafian tersebut. Jika anda percaya pembeli sedang mengalami penyesalan pembeli, jangan nyatakan bahawa dalam surat anda; hanya terperinci fakta bahawa produk atau perkhidmatan disampaikan mengikut syarat yang dipersetujui, dan dalam keadaan atau kualiti yang dijanjikan. Menawarkan apa-apa konsesi yang sesuai sebagai isyarat kehendak yang baik, dan jelaskan bahawa bukan kerana sesiapa bersalah. Terima kasih kepada pelanggan untuk perniagaannya yang lalu, dan mengatakan bahawa anda berharap untuk dapat melayani dia di masa depan. Tunjukkan bahawa anda boleh didapati jika dia mempunyai soalan atau komen.
Edit huruf untuk kejelasan. Tunggu sebentar sebelum meneruskan proses; sering surat atau dokumen lain kelihatan berbeza dengan anda selepas memikirkannya untuk sementara waktu. Ingat bahawa apa-apa yang anda tulis dan hantar kepada pelanggan adalah rekod tetap yang berpotensi. Semak nada anda dengan berhati-hati, dan tengok kata-kata yang merendahkan atau menyindir dalam tulisan anda yang boleh menyinggung perasaan dan merosakkan peluang perniagaan masa depan dengan pelanggan ini atau mana-mana orang yang dia berkongsi surat tersebut.
Kirimkan surat tersebut kepada pelanggan. Hantarnya mel kelas pertama biasa, dengan maklumat tandatangan dan kenalan anda. Simpan salinan surat untuk rekod anda, dan memfailkan salinan dalam mana-mana fail pelanggan yang anda simpan di bawah namanya.
Petua
-
Mempunyai rakan sekutu perniagaan menyemak surat untuk ketepatan dan kejelasan, serta nada. Orang yang berbeza boleh mentafsir perkataan yang sama secara berbeza.
Pastikan untuk menyemak huruf untuk masalah ejaan dan tatabahasa sebelum menghantarnya.
Amaran
Sekiranya penafian pengembalian itu melibatkan sejumlah besar wang, ada seorang peguam atau pasukan undang-undang dalaman anda meninjau surat untuk potensi liabiliti dan untuk menentukan kewajipan anda dalam perkara ini.
