Bagi kebanyakan orang, kekecewaan adalah sebahagian daripada kehidupan. Perasaan itu begitu biasa sehingga ramai orang menelan emosi tanpa aduan, perlahan-lahan memberi makan kebencian yang semakin meningkat. Mereka mungkin membuat alasan untuk pihak yang bersalah, memberitahu diri mereka "Mereka melakukan yang terbaik yang mereka dapat." Itu mungkin benar, tetapi kritikan yang membina tidak pernah menyakitkan sesiapa pun. Perniagaan dan entiti lain yang menerima surat kekecewaan tidak lama lagi menyedari bahawa ia adalah untuk kepentingan terbaik mereka untuk memberi ruang untuk penambahbaikan. Seperti kata pepatah, "Roda berderit mendapat gris."
Menguruskan fakta anda. Orang atau syarikat yang anda menulis surat kekecewaan untuk tidak dapat memperbaiki perniagaan atau amalan peribadi mereka jika anda tidak menjelaskan dengan jelas bagaimana mereka telah gagal. Sebelum anda menulis surat itu, buatlah senarai keadaan di mana anda merasa kecewa, teratur dalam susunan kronologi. Sekiranya anda mempunyai dokumentasi rasmi dari sumber-sumber lain, juga ada yang berguna sebelum anda memulakan surat anda.
Senaraikan keluhan anda. Terangkan dengan jelas apa yang anda jangkakan dan bagaimana mereka tidak dipenuhi. Gunakan dokumentasi dari sumber lain jika perlu.
Terangkan bagaimana perasaan rungutan yang anda rasakan. Contohnya, jika anda menulis kepada syarikat makanan segera mengenai perkhidmatan pelanggan yang berulang-ulang, jelaskan bahawa ia membuatkan anda merasa seolah-olah wang dan perlindungan anda tidak dinilai dalam organisasi mereka.
Berbuat baik.Ingat bahawa matlamat surat anda adalah untuk membantu seseorang atau organisasi memperbaiki, tidak merendahkannya. Anda hanya menunjuk cara yang anda rasa mereka boleh melakukan yang lebih baik. Apabila menulis surat kekecewaan kepada syarikat, ingatlah bahawa orang yang membaca surat tersebut mungkin tidak akan menjadi orang yang mempunyai keluhan anda. Jangan biadap atau jahat; menyimpan nada jenis huruf, atau paling tidak, profesional.
Buat cadangan untuk penambahbaikan. Sekarang bahawa anda telah menunjukkan masalah, membantu dengan menunjuk mereka ke arah penyelesaian.
Hadirkan permintaan anda. Jika anda merasa anda layak mendapat pengembalian untuk pengalaman anda, surat kekecewaan adalah tempat untuk bertanya. Sama ada anda meminta bayaran balik langsung atau perkhidmatan diskaun atau percuma pada masa hadapan, menunjukkan bahawa memenuhi tuntutan anda akan menjadi jauh ke arah menjaga anda sebagai pelanggan.
Taipkan huruf itu. Persembahan profesional kekecewaan anda akan membiarkan penerima mengetahui bahawa anda serius.
Buat salinan surat itu. Sekiranya surat anda hilang, menjadi isu pertikaian, atau menjadi yang pertama dalam rantai kekecewaan yang panjang, anda harus mempunyai salinan untuk rekod anda. Jika anda termasuk dokumen lain dengan surat anda, buat salinan dokumen itu dan hantar salinannya. Sentiasa simpan dokumen asal untuk diri sendiri.
