Menulis surat perniagaan boleh menjadi rumit. Anda duduk untuk melancarkan surat cepat dan boom, anda terperangkap dalam ucapannya. Menulis kepada seseorang mempunyai masalah yang mencukupi jika anda tidak mengetahui nama atau jantina orang tersebut. Apabila anda menambah beberapa orang, soalan itu berlipat ganda. Berapa ramai orang yang anda menulis? Dua, tiga atau orang ramai? Adakah anda mengenali mereka dengan nama? Adakah mereka sahabat rapat anda, atau mengetahuinya? Nasib baik, terdapat peraturan dan garis panduan untuk semua situasi ini.
Menulis kepada Dua atau Tiga
Jika anda menulis kepada dua atau tiga, itu adalah jawapan yang mudah: Cukup tulis nama mereka. Sekiranya anda mengenali mereka dengan baik dan berdasarkan nama pertama, anda boleh menggunakan nama pertama mereka, seperti "Dear Will, Kiersten and Pat."
Jika anda tidak tahu dengan baik, atau anda tidak pasti sama ada nama pertama akan sesuai, gunakan lebih banyak formaliti: "Sister Dear Sothers, Cik Thompson dan Ms. Crump." Secara amnya, anda tidak akan menyalahkan kerana terlalu formal, tetapi kening akan meningkat jika anda terlalu tidak formal.
Menulis ke Kumpulan
Apabila anda menulis kepada lebih daripada tiga orang, ejaan nama kelihatan rumit. Orang cenderung berasa seperti mereka hanya satu senarai panjang. Lebih baik menggunakan istilah kumpulan seperti "Dear Team" atau "Rakan-rakan Yang Dihormati." Adalah lucu bagaimana mengeja nama kumpulan boleh membuatkan mereka berasa seperti orang ramai, tetapi "Pasukan Terutama" membuat mereka berasa seperti mereka tergolong dalam kumpulan itu; mereka adalah sebahagian daripada pasukan. "Rakan yang dihormati," kata anda menganggap mereka layak menjadi rakan sekerja, peserta yang sama dan bernilai.
Walau bagaimanapun, jangan gunakan "Rakan Terlama" apabila menulis kepada orang yang lebih senior kepada anda. Secara teknikal, mereka adalah atasan anda, bukan rakan sekerja anda. Tetapi jika mereka berada di dalam pasukan, juga, maka "Dear Team" akan berfungsi dengan baik.
Cara Nama Nama
Tulis kepada orang dengan nama jika boleh. Contohnya, jika beberapa orang telah menulis kepada anda tentang subjek dan anda ingin menulis semula, membuat usaha mencari dan menggunakan nama mereka. Sekiranya anda memohon pekerjaan, atau anda berada dalam keadaan lain di mana anda ingin menarik perhatian seseorang, mencari tahu nama mereka menunjukkan anda akan melakukan usaha tambahan dalam pekerjaan anda, juga, jika disewa. Adakah anda tahu seseorang di syarikat yang dapat mengetahui nama-nama kakitangan sumber manusia yang terlibat?
Idea lain adalah pergi ke laman web organisasi dan lihat apakah pengarah atau pengurus jabatan itu disenaraikan. Jika itu satu-satunya nama yang anda lihat, anda boleh mengatasi surat tersebut sebagai: "Dear Mr. Burns and Colleagues" atau "Dear Mr. Burns and Members of the Selection Committee." Sekiranya anda tidak menemui nama-nama tertentu, menulis "Ahli-ahli yang dihormati Jawatankuasa Pemilihan" akan berbuat baik-baik saja. Walaupun anda boleh menulis, "Jawatankuasa Pemilihan yang Sayang," sambil menambah "ahli-ahli" memberikan sentuhan khas. "Ahli" mengakui bahawa anda melihatnya sebagai individu, bukan hanya sebagai satu jawatankuasa tanpa nama yang besar.
Mengambil Jantina
Dengan nama seperti John, Maryann, Wayne dan Daisy, mudah untuk memberitahu jantina mereka. Nama-nama lain boleh membuat anda meneka, seperti Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew dan Alex. Kadang-kadang ejaan mereka memberi mereka pergi. Sebagai contoh, Adrian biasanya lelaki, sementara Adrienne adalah seorang wanita. Tetapi nama menentang peraturan ejaan yang biasa, jadi jika anda tidak tahu, jangan berasumsi.
Jika seseorang yang anda tahu mungkin tahu orang yang berkenaan, anda mungkin dapat mengetahui. Juga, semak tapak web untuk melihat apakah orang itu ditulis dan dirujuk sebagai dia. Pencarian internet secara am untuk nama itu mungkin memberi jawapan juga. Jika semua yang tidak menjawab soalan jantina, boleh diterima untuk menulis "Dear Trainor Chris."
Kepada siapa atau tidak
Walaupun "Keprihatinan Kepada Orangnya" kedengarannya sengit dan sangat formal, itu masih merupakan penghormatan yang diterima untuk digunakan apabila anda tidak tahu apa yang anda tulis.
Sebaliknya, "Tuan-tuan yang terhormat" sudah ketinggalan zaman. Ia adalah perangkap tatabahasa yang merupakan sisa dari hari-hari ketika perniagaan adalah domain seorang lelaki. "Tuan-tuan yang terhormat" tidak sesuai hari ini apabila surat anda boleh diterima dengan baik oleh seorang wanita. "Tuan-tuan yang terhormat atau Madam" sekurang-kurangnya mengakui bahawa seorang wanita boleh menjadi satu penerima, tetapi ia masih terdengar kuno. Pertama sekali, tiada siapa yang ditangani sebagai tuan atau puan lagi, kecuali mungkin oleh pelayan mereka atau pemandu. Jika anda tidak mempunyai nama dan tidak mempunyai idea tentang jantina mereka, cuba sesuatu yang berbeza, seperti "Salam" atau "Hello." Suara ini mesra dan jantina sesuai.
Adab-adab perkara dalam E-mel, Terlalu
Dalam semua tetapi kes-kes yang paling formal, ia boleh diterima untuk menghantar surat e-mel dan bukan menghantar surat. Ramai jawatan kerja mencadangkan balasan e-mel. E-mel adalah satu bentuk komunikasi yang lebih santai, tetapi seperti dalam surat lamaran, peraturan tatabahasa dan etika tetap berlaku. Kesalahan dan salah ejaan akan diperhatikan dan anda akan dihakimi oleh mereka.
Garis panduan yang sama diguna apabila menulis kepada dua atau tiga orang atau satu kumpulan. Walau bagaimanapun, semasa mengirim e-mel, penting untuk meletakkan alamat e-mel dalam medan "bcc" dan bukannya medan "Ke". Ramai orang tidak mahu alamat e-mel mereka menjadi pengetahuan umum, terutamanya apabila ia sangat mudah untuk mengemukakan e-mel dengan maklumat kenalan semua orang di sisi biasa. "bcc," yang bermaksud "salinan karbon buta," bermakna anda boleh melihat alamat itu tetapi penerima lain tidak boleh.
