Ia berlaku kepada semua orang sekurang-kurangnya sekali. Anda telah pergi membeli-belah, atau mempunyai beberapa jenis perkhidmatan yang dilakukan, dan anda mempunyai pengalaman pelanggan yang mengerikan. Sememangnya, anda mungkin akan memberitahu rakan anda tentangnya. Walau bagaimanapun, jika anda ingin memastikan ia tidak berlaku lagi, salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepuasan ialah menulis surat aduan pelanggan. Ia tidak selalu seronok untuk menulis salah satu daripada ini - sebab itu, satu-satunya sebab yang anda lakukan adalah kerana anda mempunyai pengalaman buruk - tetapi ia boleh dilakukan dengan cara profesional yang mungkin membawa anda beberapa keputusan yang mengejutkan. Inilah cara menulis surat aduan pelanggan yang akan mendapat perhatian dari orang-orang yang membacanya.
Cara Menulis Surat Aduan Pelanggan
Pertama sekali, dapatkan nama. Ketahuilah siapa perhatian yang harus dilalui oleh surat itu. Jangan hanya hantar ke "Perhatian: Khidmat Pelanggan", kerana tidak ada yang bertanggungjawab untuknya. Tanya kedai, sama ada secara peribadi atau di telefon, siapa orang yang bertanggungjawab terhadap aduan pelanggan. Sebarang surat-menyurat harus dihantar kepada perhatian orang itu. Jika mereka mempunyai tajuk juga, pastikan untuk memasukkannya, seperti ini: "Perhatian: David Jones, Naib Presiden Pemasaran".
Seterusnya, tulis surat anda. Jangan hantar e-mel; mereka jauh terlalu impersonal dan mudah untuk mereka lenyap ke dunia maya. Hantar surat biasa, sama ada ke kedai itu sendiri atau ke pejabat korporat. Pastikan surat anda ringkas dan ringkas; tidak lebih daripada dua muka surat yang perlu anda jelaskan untuk menjelaskan keadaan.
Apabila anda bekerja pada surat anda, masukkan spesifik keadaan. Katakan dengan tepat apa yang berlaku, seperti, "Ketika saya berada di kedai anda pada hari Selasa, 5 Maret, kasir bernama Lorraine sangat kasar kepada saya." Jika boleh, masa dokumen. Sekiranya ia merupakan kedai atau perniagaan di mana anda mempunyai akaun bernombor, seperti gedung membeli-belah atau pejabat doktor, masukkan nombor akaun anda dalam semua surat-menyurat. Ini akan membantu sesiapa yang membaca surat anda untuk menyambung aduan anda dengan siapa sebenarnya anda.
Gunakan nada yang positif dan hormat. Kebarangkalian bahawa surat anda akan pergi ke orang administrasi senior, yang akan bersimpati dengan situasi anda. Daripada menjadi bermusuhan, menyampaikan bahawa anda adalah mangsa yang tidak bersalah. Lebih baik lagi, jelaskan bahawa anda memahami bahawa perkhidmatan yang tidak baik itu bukan standard biasa syarikat, dan anda tahu perniagaan mereka tidak akan sengaja merawat anda dengan sengaja. Ingatkan mereka bahawa anda benar-benar menikmati membeli-belah di sana, tetapi anda ingin memastikan mereka menyedari situasi perkhidmatan pelanggan yang berpotensi merosakkan.
Akhirnya, minta jawapan. Tetapkan tarikh akhir, tetapi buat yang munasabah. Katakan sesuatu seperti, "Saya harap dapat mendengar daripada anda dalam tempoh tiga puluh hari yang akan datang supaya perkara ini dapat diselesaikan." Jika anda tidak mendengar dari orang yang telah anda tulis pada masa yang diperuntukkan, hubungi atau hantar surat susulan (sebab lain mengapa anda perlu mendapatkan nama seseorang di atas surat tersebut). Apapun jawapannya, sama ada surat permintaan maaf atau kupon untuk produk tambahan, hantar nota terima kasih sebaik sahaja surat itu telah diselesaikan. Ikuti strategi mudah ini, dan anda pasti mendapat sambutan positif terhadap aduan pelanggan anda!
Petua
-
Jika boleh, cuba selesaikan keadaan sebaik sahaja ia berlaku. Kemungkinan besar bahawa dengan bercakap dengan seorang pengurus atau penyelia secara langsung, anda akan mendapat kepuasan. Jika penyelia atau pengurus kedai tidak akan meluangkan masa untuk bercakap dengan anda, atau jika mereka memecat anda tanpa menyelesaikan masalah itu, maka lebih tinggi naik tangga korporat.
Amaran
Jangan membuat tuntutan yang tidak munasabah, seperti, "Saya mahu mekanik itu dipecat!" atau "Saya mengharapkan untuk mendapat pampasan atas kesulitan ini!" Kecuali jika anda telah rosak secara kewangan oleh insiden itu, permintaan maaf mudah adalah tindak balas yang sangat baik.
