Penulisan surat cadangan adalah kaedah penyediaan cadangan dalam format huruf pendek. Cadangan untuk perkhidmatan adalah usaha mencari persaingan dari pelanggan berpotensi. Penyelidikan penting perlu dilakukan sebelum sebarang cadangan perkhidmatan dibuat kepada pelanggan yang berpotensi. Sekiranya surat itu terlalu generik atau jika surat itu tidak memenuhi keperluan pelanggan yang tidak dapat dipenuhi, surat tersebut boleh digulung dengan cepat dalam tong kitar semula. Kunci kepada surat cadangan yang berjaya termasuk penulisan ringkas yang jelas, dan penjelasan ringkas mengenai terma, manfaat dan anggaran.
Kenal pasti klien sasaran dan menjalankan penyelidikan yang menyeluruh. Menyiasat perbelanjaan berkaitan perkhidmatan yang lalu, termasuk perkhidmatan yang sedang digunakan, harga yang dibayar setiap tahun dan tahap kepuasan dengan perkhidmatan semasa. Siasatan sedemikian boleh diselesaikan dengan menyewa syarikat tinjauan bebas untuk bertanya soalan yang sama semasa panggilan ringkas. Semak bagaimana perniagaan anda dapat memenuhi keperluan perkhidmatan ini. Pastikan manfaat menggunakan perkhidmatan syarikat anda terhadap orang lain atau secara amnya.
Encapsulate skop cadangan anda dalam satu hingga dua ayat. Ringkasan ini harus termasuk nama organisasi anda, apa yang anda lakukan, bagaimana anda unik, jangkaan pelanggan tentang perkhidmatan anda, harga dan hasil yang dijangkakan.
Terangkan mengapa anda menghampiri pelanggan. Kenal pasti apa yang anda tahu tentang pelanggan, seperti, "Kami memahami bahawa anda membelanjakan $ 9,000 tahun lepas dalam perkhidmatan pengurusan dokumen. Maklumat ini telah dikumpulkan dari kaji selidik baru-baru ini yang kami lakukan melalui Syarikat Tinjauan Bebas."
Huraikan masalah untuk pelanggan. Sekiranya dia membayar terlalu banyak, terangkan bagaimana dan mengapa. Jika dia tidak menggunakan perkhidmatan, jelaskan mengapa dia perlu. Menyediakan statistik atau hasil kajian untuk membuktikan tuntutan anda. Kenal pasti bagaimana pelanggan akan mendapat manfaat daripada menggunakan perkhidmatan anda.
Merumuskan keupayaan perniagaan anda untuk mencapai perkhidmatan yang dicadangkan. Jelaskan sebarang metodologi yang anda gunakan, teknik, produk, tahap kemahiran pekerja dan objektif utama dalam menyediakan perkhidmatan. Jelaskan dengan jelas bagaimana anda berbeza dengan pesaingnya tanpa berkata: "kita lebih baik daripada pesaing kita."
Bincangkan harga dengan menyediakan kos yang diharapkan kepada pelanggan. Menyampaikan perkhidmatan tambahan yang boleh ditambah pelanggan dan kos untuk perkhidmatan tambahan tersebut.
Tutup surat dengan berterima kasih kepada pelanggan. Senaraikan nama dan nombor untuk pelanggan untuk menjawab surat anda atau bertanyakan lebih lanjut. Tandat huruf dengan nama dan tandatangan pihak berkuasa tertinggi di syarikat.
