Pesanan pembelian adalah kontrak satu kali antara pembeli dan penjual. Ia ditulis oleh pembeli dan merupakan kebenaran undang-undang bagi penjual untuk menghantar produk dan membiayai pembeli. Ia berbeza dari kontrak dimana pesanan pembelian biasanya untuk produk sahaja, sementara kontrak biasanya termasuk buruh juga. Dokumen ini digunakan oleh semua jenis perniagaan, terutamanya firma pembinaan dan teknologi.
Mulakan dengan kepala surat syarikat anda. Jika anda tidak mempunyai satu, cukup tambahkan nama dan logo syarikat anda ke dokumen kosong. Sertakan maklumat asas seperti alamat syarikat, dan nombor telefon dan faks. Tulis nama dan maklumat kenalan penjual dalam bentuk juga.
Tentukan item yang anda beli. Berikan sebanyak mungkin detail, termasuk saiz, warna, nombor model dan kuantiti, jika berkenaan. Ini membantu menghalang kesilapan komunikasi dan memastikan bahawa anda akan mendapat produk yang betul.
Nyatakan harga unit yang dipersetujui, serta harga keseluruhan pesanan keseluruhan. Nyata secara eksplisit sama ada cukai jualan atau yuran lain yang berkaitan dimasukkan.
Termasuk terma pembayaran. Pesanan pembelian hendaklah menyatakan sama ada pembayaran sedang dibuat ke akaun kredit, melalui wang tunai atau dengan kaedah lain. Ia harus menyatakan berapa lama pembeli perlu bayar untuk barangan yang diterima dan faedah apa yang akan dikenakan untuk pembayaran lewat.
Nyatakan tarikh pesanan pembelian dan tarikh apabila bahan dijangka dihantar. Termasuk kaedah penghantaran, jika berkenaan.
Mempunyai orang yang diberi kuasa dari syarikat anda menandatangani pesanan pembelian sebelum anda menghantarnya. Perintah ini tidak sah sehingga ditandatangani oleh pembeli dan penjual.
