Gambar ini: anda memanggil pembekal untuk memesan beberapa widget dan menembak mereka e-mel untuk mengesahkan. Masalahnya, mereka menghantar anda lima kes bukan empat dan tanah anda dengan invois yang lebih besar daripada yang anda harapkan. Kerana anda tidak mempunyai apa-apa undang-undang untuk memegang penjual yang bertanggungjawab, anda tidak mempunyai banyak kembali. Anda boleh marah dan mengancam untuk menahan pembayaran, tetapi semuanya boleh merosot dan merosakkan hubungan anda. Apa nak buat? Di masa hadapan, anda mungkin mempertimbangkan untuk melaksanakan sistem pesanan pembelian. PO memainkan peranan penting dalam mengawal pembelian perniagaan, membantu anda menjejaki pesanan dan menguruskan bayaran untuk kerja yang dilakukan.
Apakah Perintah Pembelian?
Pesanan pembelian adalah pengesahan rasmi bagi pesanan barangan dan perkhidmatan. Ia bertindak sebagai kontrak antara perniagaan dan pembekalnya, jadi pembekal mengetahui dengan tepat apa yang telah dipesan dan perniagaan tahu apa produk dan perkhidmatan yang akan dihantar, dan dengan apa tarikhnya. Apabila pembekal menerima pesanan pembelian, ia mewujudkan kontrak yang mengikat secara sah antara kedua-dua pihak. Oleh itu, anda tidak akan terperangkap dengan satu kes tambahan widget yang anda tidak perlukan, dan pembekal dilindungi kerana dia kini mempunyai bukti sah bahawa barang dan perkhidmatan telah dipesan. Jika anda tidak membuat pesanan pembelian, tidak akan ada pesanan yang mengikat dari pelanggan sama sekali.
Apakah Pesanan Beli Seperti?
Pesanan pembelian kelihatan seperti invois. Satu-satunya perbezaan adalah, pembeli mencipta mereka, bukan penjual. Secara umumnya, pesanan pembelian akan mengandungi maklumat berikut:
- Maklumat syarikat pembeli.
- Alamat penghantaran / bil.
- Maklumat syarikat pembekal.
- Butiran pesanan - produk, kuantiti, harga dan tarikh penghantaran.
- Tarikh pesanan pembelian.
- Nombor PO.
Mungkin terdapat syarat-syarat tertentu mengenai pesanan itu, seperti ketika pembayaran dibuat. Banyak perniagaan membuat dokumen pesanan pembelian yang standard dengan maklumat umum diisi untuk memastikan konsistensi.
Apakah Nombor Pesanan Pembelian?
Jika terdapat satu item pada pesanan pembelian yang anda mesti masukkan, itu nombor PO. Nombor PO adalah nombor rujukan yang unik yang menjadikannya mudah bagi anda untuk menyesuaikan penghantaran dengan pembelian apabila tiba. Menggunakannya perlu mempercepat pemprosesan invois anda kerana anda boleh mengesan dengan mudah apabila pembayaran telah dibuat pada pesanan tertentu. Ia juga mengurangkan risiko pembayaran yang salah kerana anda tidak akan membayar pada invois yang tidak mempunyai PO bersamaan.
Contohnya. Katakan anda memerlukan satu set baru kabinet pemfailan. Anda membuat pesanan pembelian dengan saiz, kuantiti dan keperluan khusus untuk kabinet dan hantar ke pengilang. Apabila pengeluar meluluskan pesanan pembelian, ia mewujudkan kontrak undang-undang antara kedua-dua pihak. Pengilang akan menghantar kepada anda kabinet dan menghantar invois untuk jumlah amaun yang perlu dibayar. Invois itu akan merujuk nombor PO. Oleh itu, apabila anda menerima invois, anda boleh menyemaknya terhadap pesanan pembelian untuk memastikan kedua-dua dokumen itu padan. Jika mereka melakukannya, teruskan dan bayar. Jika mereka tidak, seseorang membuat kesilapan yang perlu disiasat.
Bagaimana Anda Mengintegrasikan Sistem Pesanan Pembelian Ke Perniagaan Anda?
Jika anda tidak pernah menggunakan PO sebelum ini, anda akan diampuni memikirkan ia semudah membuat templat pesanan pembelian dalam Microsoft Word atau perisian perakaunan anda. Pilihan ini bagus untuk membuat dokumen pesanan pembelian fizikal, tetapi ada beberapa perkara tambahan yang perlu anda fikirkan sebelum anda boleh mengintegrasikan sistem PO ke dalam perniagaan anda:
Siapa yang melakukan pembelian?
Pesanan pesanan pembelian utama harus mengawal sistem pesanan pembelian. Ini akan memusatkan pembelian anda dan memberikan rekod yang jelas tentang berapa banyak wang yang dibelanjakan. Sebaik sahaja PO diwujudkan, pentadbir boleh segera memasukkan kos ke dalam anggaran syarikat. Pada dasarnya, anda akan bermula dengan mengambil kad kredit daripada tangan kakitangan umum.
Apakah proses untuk meningkatkan permintaan?
Setiap proses PO bermula dengan permintaan. Ini adalah permintaan pesanan pembelian yang dibuat oleh pekerja apabila mereka perlu membeli barangan atau perkhidmatan. Anda perlu membuat templat penyiasatan yang diseragamkan, yang mesti digunakan oleh semua ahli kakitangan. Banyak perniagaan kecil yang membolehkan kakitangannya hanya menghantar e-mel kepada pengurus mereka, yang akan berhubung dengan pentadbir untuk memperuntukkan belanjawan, mendapatkan kelulusan untuk pembelian dan meningkatkan PO yang diperlukan.
Menambah sistem perolehan memastikan kakitangan mesti mendapatkan ibu jari terpusat sebelum mereka membeli apa-apa slip melalui retakan. Tidak lama lagi, anda akan mempunyai data yang mencukupi untuk mengesan bagaimana pekerja menggunakan bekalan dan corak pembelian tempat, seperti, ada peluang untuk membeli jumlah diskaun dari pembekal?
Bagaimanakah anda log masuk PO?
Pentadbir boleh memilih untuk meluluskan, menolak atau menandakan permintaan untuk perbincangan lanjut. Sebaik sahaja permintaan telah diluluskan, pentadbir PO mesti memperuntukkan nombor PO pada perintah itu - anda boleh menggunakan mana-mana kod alfa-numerik yang anda suka - dan merakamkannya pada daftar PO. Mengekalkan daftar memastikan anda menyimpan sejumlah pembelian. Anda dapat melihat kesan permintaan sebelum anda meluluskannya, dan mengemas kini anggaran anda setiap kali PO dibangkitkan. Ia juga merupakan sebahagian utama laluan audit, memastikan tiada perbezaan antara bekalan masuk dan bayaran keluar.
Bagaimanakah anda menguruskan vendor?
Sudah tentu, anda perlu membiarkan pembekal anda tahu bahawa anda beralih ke sistem PO. Ini semudah menghubungi vendor anda dan memaklumkan kepada mereka, anda akan mengemukakan pesanan pembelian sebelum anda membuat apa-apa bayaran untuk barangan. Bagaimana anda mendapatkan PO kepada vendor terpulang kepada anda - paling kerap, pentadbir akan menghantar e-mel terus kepada penerima.
Setelah vendor menerima pesanan pembelian Anda, mereka harus memeriksa dengan teliti untuk kesalahan sebelum menyiapkan barang yang akan dikirimkan. Banyak vendor yang lebih besar digunakan untuk pembelian yang disokong oleh PO dan mempunyai sistem yang ditetapkan yang akan membenderkan akaun anda jika anda cuba membeli tanpa PO.
Bagaimanakah anda menyelaraskan pembayaran invois dengan mendaftar PO?
Sekiranya anda mengekalkan daftar PO terkini, maka penyesuaian semula invois atau penyata kad kredit terhadap pesanan pembelian tidak begitu sukar atau memakan masa. Anda hanya mahu menandakan sebarang pembelian yang tidak direkodkan dengan PO. Kemudian, ini adalah kes staf latihan untuk menghapuskan pembelian lebihan pada masa akan datang.
Sekiranya anda mengautomasikan Proses Pesanan Pembelian?
Daripada melakukan perkara secara manual, anda mungkin memilih untuk melabur dalam beberapa perisian pembelian untuk pemilik perniagaan kecil. Sistem ini boleh mengautomasikan permintaan dan kelulusan rutin anda dan menjana PO secara automatik, yang menjadikan semuanya lebih kurang mencabar. Mereka juga menguruskan dokumen pembelian anda dari satu pusat di satu lokasi, boleh diakses dari mana-mana sahaja, yang menjadikannya lebih mudah untuk menguruskan pesanan pembelian di mana sahaja. Sesetengah sistem mempunyai ciri-ciri lain yang berguna, seperti katalog pembekal untuk membuat permintaan pembelian lebih mudah dan lebih mudah untuk pekerja anda.
Platform adalah luas kerana mereka telah lama, dan terdapat banyak ulasan laman web dalam talian untuk membantu anda mengurangkan pilihan. Seperti biasa, ambil kesempatan daripada demo dan tempoh percubaan percuma, jadi anda yakin anda telah membuat keputusan yang tepat sebelum anda membeli.
