Menulis surat cadangan untuk pekerja, rakan sekerja atau kenalan lain boleh kelihatan seperti tugas, tetapi dia pasti akan menghargai usaha yang anda berikan untuk menyanyikan puji-pujiannya. Huruf terbaik kedua-duanya effusive dan ikhlas, yang memerlukan sentuhan khas.
Tanyakan surat pengemukaan untuk mendapatkan salinan semua maklumat yang anda perlukan untuk menulis surat cadangan yang terbaik. Ini harus memasukkan bukan sahaja resume pemohon dan senarai projek yang dia kerjakan atau kelayakan lain, tetapi juga senarai mata yang dia ingin ditekankan dalam surat itu.
Ketahui jika terdapat sebarang bentuk khas yang perlu anda gunakan atau prosedur yang perlu anda ikuti. Selalunya surat yang lengkap mesti dimeteraikan dalam sampul surat dengan tandatangan anda melintasi penutup.
Mulailah surat dengan pernyataan nama dan kedudukan anda, nama dan kedudukan pemohon, berapa lama anda telah mengenalinya, dan dalam keupayaan apa. Pernyataan ini harus menubuhkan keupayaan anda untuk menilai dengan tepat.
Huraikan dua atau tiga kualiti atau kemahiran yang paling penting yang diminta, dengan memberikan contoh spesifik bagaimana dia telah menunjukkan sifat-sifat tersebut pada masa lalu. Bidang yang perlu dipertimbangkan termasuk kecerdasan pemohon dan keupayaan analisis, tahap pengalaman, kemahiran organisasi, kebolehpercayaan, dan keupayaan untuk bekerja dengan orang lain.
Bandingkan surat pengambilan kepada orang lain yang anda kenal dengan keupayaan yang sama. Jika boleh, kuantiti perbandingan, contohnya, "Daripada sembilan pembantu yang saya miliki, Mary adalah yang terbaik."
Pertimbangkan termasuk beberapa kritikan yang sederhana dari surat yang diminta. Jika dia telah membuat sedikit kemajuan mengatasi kelemahan baru-baru ini, menyebutnya di sini dapat meningkatkan kredibiliti anda.
Selesaikan surat dengan penilaian keseluruhan anda tentang pemohon dan kesesuaiannya untuk kedudukan yang dia cari. Bahasa harus kuat, tetapi tidak berlebihan atau tidak tulus.
Tambah maklumat hubungan anda dan tawaran untuk bertindak balas kepada soalan susulan jika anda sanggup berbuat demikian.
Simpan salinan surat itu. Ia akan menjimatkan banyak masa dan usaha sekiranya dia memerlukan surat lain pada masa akan datang.
Kirimkan surat tersebut atau serahkannya kepada pemohon tepat pada waktunya.
Petua
-
Satu hingga dua halaman biasanya merupakan panjang yang sesuai untuk surat cadangan. Apa-apa yang kurang dan pembaca akan mengesyaki anda tidak banyak bercakap tentang pemohon; lagi dan anda akan membuang mereka yang perlu membacanya. Pujian yang tidak jelas adalah ciuman kematian. Platitud tentang peminta yang kurang bukti untuk menyokong mereka adalah tanda ketulusan atau ketidakinteraturan. Jika anda tidak mempunyai masa untuk menulis cadangan yang tepat dan anda mempercayai peminta untuk menulis yang baik, anda boleh meminta dia menulisnya untuk anda. Pastikan anda menyemak dengan teliti untuk ketepatan, bagaimanapun, sebelum anda menandatangani nama anda kepadanya. Cadangan terbaik mengambil kira kedudukan yang diminta oleh pemohon. Jika dia sedang mencari kemasukan ke sekolah siswazah, misalnya, anda mungkin mahu memberi tumpuan kepada kecerdasannya atau motivasi diri, tetapi jika dia mencari kedudukan sebagai pengurus, anda mungkin mahu menekankan kemahiran kepimpinannya.
Amaran
Jika anda menulis surat cadangan untuk pekerja, periksa dengan jabatan sumber manusia syarikat anda untuk memastikan anda mematuhi dasar syarikat. Sesetengah syarikat melarang penyelia daripada menulis surat cadangan untuk mengelakkan masalah undang-undang yang berpotensi. Sekiranya anda tidak boleh menulis surat yang bersemangat untuk pemohon, lebih baik untuk mencadangkan dengan bijak mereka mencari orang lain daripada berkompromi dengan integriti anda atau menulis surat yang suam-suam kuku, yang tidak mungkin menipu sesiapa pun.
