Invois adalah alat komunikasi yang memberitahu pelanggan tentang apa yang telah anda berikan kepada mereka, berapa banyak kosnya dan bagaimana mereka perlu bayar. Invois boleh semudah kertas tulis dengan beberapa notasi atau mereka boleh menjadi canggih, dokumen komputer yang direka bentuk secara profesional. Invois jelas dan bermaklumat memberi kredibiliti syarikat anda dengan pelanggan anda. Mereka juga membantu anda untuk mendapatkan bayaran terlebih dahulu dan bukannya kemudian dengan membiarkan pelanggan anda mengetahui apabila anda mengharapkannya untuk dihantar.
Nombor Invois
Invois ditulis dalam perintah yang berjaya, dan nombor invois membantu anda untuk mencari atau merujuk kepada invois tertentu dalam urutan. Jika invois anda tidak dikomputerkan, hantarkannya dalam susunan yang anda keluarkan sehingga anda boleh mencari invois yang anda perlukan dengan mudah. Jika anda membeli pad daripada invois yang anda isi dengan tangan, mereka akan datang dengan nombor yang telah dicetak dan invois akan terikat bersama supaya anda tidak perlu melakukan apa-apa kerja tambahan untuk memastikannya teratur. Jika anda membuat invois berkomputer menggunakan perisian seperti QuickBooks atau Square, program ini akan melakukan kerja untuk anda dan akan mengeluarkan invois anda dengan teratur.
Apabila anda perlu merujuk kembali kepada invois, seperti jika seorang pelanggan mempunyai soalan mengenai pembayaran atau jika anda telah menerima cek dan ingin menandakan invois seperti yang dibayarkan, semakanlah dengan nombor invois. Anda boleh memulakan rentetan invois anda dengan mana-mana nombor yang anda pilih walaupun anda menulis invois anda yang pertama, anda boleh memberikan nombor yang lebih tinggi untuk menjadikan syarikat anda lebih mantap.
Apa yang perlu dilakukan pada Invois?
Selain daripada nombor invois, invois hendaklah termasuk semua yang anda perlukan untuk menyampaikan maklumat yang diperlukan kepada pelanggan anda supaya anda dapat dibayar. Sebagai tambahan kepada pemberitahuan tentang jumlah yang perlu dibayar, invois juga merupakan alat rujukan berguna untuk pelanggan yang perlu tahu apa yang telah mereka terima dan dalam kuantiti apa. Sertakan pada invois anda:
- Nama syarikat, alamat, nombor telefon dan e-mel anda.
- Tarikh invois telah ditulis atau tarikh produk dihantar. Gunakan satu sistem temu atau yang lain, tetapi konsisten.
- Nama pelanggan dan alamat bil anda.
- Alamat penghantaran pelanggan anda.
- Kuantiti setiap item yang dipesan, nama atau nombor inventori setiap item yang dipesan, harga unit setiap item yang dipesan dan jumlah harga setiap item, dikira dengan mengalikan kuantiti dengan harga unit.
- Jumlah jumlah yang perlu untuk semua item pada invois.
- Cukai jualan terhutang, jika berkenaan.
- Terma pembayaran, seperti wang tunai dalam penghantaran atau bersih 15 (15 hari untuk membayar).
Menggunakan Invois untuk Pembayaran Speedy
Sedikit pemikiran dan penjagaan apabila membuat invois boleh membantu anda membayar lebih cepat dan konsisten. Semakin cepat anda menghantar invois anda, lebih cepat pelanggan anda akan tahu berapa banyak yang harus dibayar dan bila pembayaran telah dibayar. Walaupun istilah pembayaran seperti tempoh masa antara penghantaran dan pembayaran biasanya dirunding terlebih dahulu, menyatakan istilah ini dengan jelas dan jelas pada invois boleh berfungsi sebagai peringatan berguna. Jika pelanggan anda berada di belakang dalam pembayaran untuk invois terdahulu, termasuk jumlah yang perlu dibayar pada invois semasa boleh mempercepat pembayaran dengan menjimatkan pelanggan langkah mencari baki sebelumnya yang perlu dibayar.
