Kemasukan data mungkin salah satu aspek yang paling penting dalam kejayaan syarikat. Apabila data ditambah dengan betul, maklumat yang disebarkan dapat membantu pelaksana merancang lebih awal, menentukan matlamat dan membantu membetulkan kekurangan. Apabila maklumat dimasukkan ke dalam sistem komputer dengan kesilapan, kesimpulannya adalah condong dan tidak tepat, untuk lebih baik atau lebih buruk. Oleh itu, ketepatan dan kecekapan yang membolehkan pengendali kemasukan data memasuki maklumat adalah sangat penting.
Input awal
Pengendali entri data pada mulanya memasukkan data ke dalam sistem yang mewakili sama ada objektif atau maklumat perniagaan. Kadang-kadang, data ini tetap relevan, tetapi sering kali ia merosot dari masa ke masa. Atas sebab ini, profesional kemasukan data mesti memasukkan maklumat baru secara berputar. Sekiranya maklumat awal tidak betul, risiko syarikat mempunyai entri berganda yang mencipta lebih banyak kerja daripada yang diperlukan. Apabila ini berlaku, pentadbir mungkin perlu mengurai dan membersihkan maklumat secara ketinggalan dan tidak tepat secara manual. Sekiranya maklumat awal tepat, pengendali kemasukan data hanya perlu memasukkan data baru untuk membuat kemas kini.
Pengesahan Penyertaan Data
Sesetengah perniagaan menggunakan penggunaan program pengesahan kemasukan data, yang mengurangkan kemungkinan data salah dimasukkan ke dalam sistem. Pada mulanya, ia memerlukan lebih banyak masa daripada sistem yang tidak double- atau triple-check. Walau bagaimanapun, dalam jangka masa panjang, program pengesahan boleh menjimatkan masa dan wang berharga perniagaan dengan mengurangkan keperluan untuk kembali ke rekod lama dan membetulkan kesilapan lalu. Dalam program pengesahan, pengendali kemasukan data mesti mengesahkan maklumat yang dimasukkan lebih dari satu kali sebelum diterima. Sesetengah program hanya membenarkan penyertaan angka ke dalam bidang tertentu dalam bentuk, dan sebaliknya.
Program Perisian
Tidak semua masalah ketepatan kemasukan data adalah buatan manusia. Program perisian pengesahan data yang murah dan tidak cekap mungkin mempunyai pepijat, kekurangan pengaturcaraan dan masalah lain. Organisasi yang lebih besar memerlukan program storan data yang lebih tepat dan tepat, sementara syarikat yang lebih kecil mungkin tidak memerlukan keperluan yang ketat. Faktor penentu adalah bagaimana pakej kawalan data murah atau mahal memberi kesan kepada garis bawah syarikat. Sama ada program itu merindukan beberapa aksara atau salah menafsirkan titik perpuluhan boleh menjadi perbezaan antara beberapa sen dan beribu-ribu ringgit yang hilang.
Meningkatkan nilai
Apabila data tidak betul kekal dalam pangkalan data syarikat, ia boleh menjejaskan nilai penuhnya secara negatif. Maklumat ketinggalan zaman, seperti notis sewa masa lapang yang sudah lapuk, atau penilaian lama yang belum dikemas kini, dapat membuat sebuah syarikat kelihatan kurang menguntungkan daripada yang sebenarnya. Ini memberi kesan negatif terhadap kemampuan pemilik perniagaan untuk mendapatkan pembiayaan di masa depan, untuk mendapatkan lebih banyak perniagaan atau menjual pada suatu masa nanti. Mengekalkan rekod yang tepat dan mengemas kininya setiap hari adalah penting untuk mengekalkan dan meningkatkan nilai syarikat.
