Pemegang kredit sering diperlukan apabila pelanggan gagal membayar seperti yang dipersetujui. Pemegang ini menghalang pelanggan daripada membeli barang atau perkhidmatan tambahan sehingga anda menerima pembayaran. Walau bagaimanapun, surat itu memerlukan pertimbangan yang teliti supaya ia mencapai matlamat mengumpul akaun tersebut sambil mengekalkan pelanggan sebagai pelanggan. Adalah mungkin bahawa sesetengah pelanggan kecewa dengan surat memegang kredit akaun boleh mengambil perniagaan mereka di tempat lain. Itulah sebabnya kemungkinan lain untuk mengumpul adalah penting sebelum menghantar surat itu sebagai usaha terakhir.
Semak sejarah pembayaran pada akaun. Sahkan bahawa pelanggan telah menerima banyak peringatan pembayaran melalui pos dan melalui telefon.
Tulis surat itu menggunakan nada pemahaman tetapi kuat kerana anda menunjukkan penghargaan kepada pelanggan sambil menegaskan pembayaran. Dalam perenggan pertama, terima kasih kepada pelanggan untuk menyokong perniagaan anda, dan mengakui bahawa masa ekonomi yang sukar atau sebab-sebab lain boleh menyebabkan pelanggan mana-mana yang jatuh di belakang akaun.
Umumkan pegangan kredit dengan ayat pertama dalam paragraf kedua sehingga ia berdiri sendiri untuk penekanan. Tulislah itu, "Bagaimanapun, saya menyesal kami mesti menggantung kredit anda dengan segera kerana tidak membayar." Atau gunakan kata-kata yang berbeza yang menyampaikan mesej yang sama.
Perincian baki yang perlu di dalam perenggan ketiga dan katakan apa yang mesti berlaku untuk mengangkat pegangan kredit. Sediakan tarikh akhir pembayaran dan beritahu pelanggan bahawa tugasan kepada pemungut hutang adalah mungkin.
Akhiri surat dengan mengucapkan terima kasih kepada pelanggan kerana kesetiaannya. Letakkan nombor telefon terus anda di dalam surat itu dan ajaklah pelanggan untuk memanggil untuk membincangkan pengaturan pembayaran.
