Memo sering dihantar kepada ramai orang pada satu masa dan tidak dimaksudkan untuk diperibadikan seperti huruf perniagaan. Memo perniagaan ditulis untuk memberikan arahan atau untuk memberitahu khalayak. Penonton itu boleh menjadi ahli organisasi anda atau pihak ketiga, seperti pelanggan. Apabila menulis memo klien, lebih penting lagi untuk kekal profesional sepanjang memo anda dan memberikan banyak maklumat. Bahan tambahan, seperti maklumat mengenai syarikat anda, boleh disertakan dengan memo klien.
Buat tajuk untuk memo klien anda. Kategori tajuk adalah Untuk, Dari, Tarikh dan Subjek. Bahagian Untuk memasukkan semua pelanggan yang anda hantar memo itu. Nama anda masuk dalam seksyen Dari. Tarikh yang anda hantar memo hendaklah ditulis selepas "Tarikh," dan subjek memo itu dengan jelas akan menerangkan tujuannya, seperti "Maklumat Tambahan yang Diperlukan untuk Projek Laman Web."
Tulis perenggan pertama dengan pelanggan anda dalam fikiran. Perenggan pertama sepatutnya menjadi beberapa ayat yang secara ringkas menjelaskan maksud anda untuk memo itu. Menggunakan contoh projek laman web, anda akan menerangkan projek yang anda sedang kerjakan untuk pelanggan, mengapa anda memerlukan maklumat tambahan dan maklumat itu. Ini ringkasan, jadi tiada butiran perlu dimasukkan.
Tulis badan memo, yang biasanya beberapa perenggan panjang. Di sinilah anda akan memasukkan butiran untuk rujukan pelanggan. Sebagai contoh, anda mungkin bercakap tentang aspek projek laman web yang anda hadapi dengan masalah dan maklumat khusus yang anda perlukan dari klien.
Sertakan langkah-langkah yang anda perlukan klien untuk mengambil, jika berkenaan, dalam perenggan penutupan. Memo yang bermaklumat, seperti mengemaskini klien mengenai dasar syarikat baru, tidak memerlukan bahagian ini. Dalam contoh projek laman web, bagaimanapun, anda perlu menjelaskan kepada klien bagaimana anda lebih suka maklumat tambahan yang dihantar kepada anda. Sekiranya tiada tindakan diperlukan oleh pelanggan, anda boleh memberikan maklumat hubungan anda sekiranya dia mempunyai soalan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas waktunya.
