Kajian organisasi boleh terdiri daripada menganalisis fungsi perniagaan anda, struktur pekerja, proses operasi atau gabungannya. Bagi pemilik perniagaan kecil, semakan organisasi yang berkesan termasuk memeriksa struktur dan prestasi jabatan atau kawasan fungsian anda dan mengkaji semula pekerja di setiap kawasan.
Periksa Struktur Fungsian Perniagaan
Untuk memulakan semakan organisasi anda, tentukan jenis struktur organisasi yang anda miliki. Banyak perniagaan kecil yang bermula dengan struktur yang rata, yang terdiri daripada pemilik dan beberapa pekerja utama yang bekerjasama untuk mengurus operasi pengeluaran, pemasaran, penjualan, kewangan dan sumber manusia syarikat. Tidak ada pengurus, dengan pemilik membuat semua atau sebahagian besar keputusan penting. Struktur ini tidak mempunyai lapisan pekerja, seperti pengarah, pengurus dan penyelaras. Struktur berfungsi membahagikan organisasi anda melalui tugas, seperti perakaunan, HR, pengeluaran, pemasaran dan penjualan. Syarikat dengan struktur ini membuat jabatan dengan pengurus berdedikasi dan hierarki pekerja. Untuk menyelia jabatan dan pengurus mereka, perniagaan mungkin membuat "C-Suite," yang terdiri daripada pasukan pengurusan dengan ketua pegawai eksekutif, ketua pegawai operasi dan ketua pegawai kewangan. Syarikat-syarikat yang lebih besar mempunyai struktur yang lebih kompleks, termasuk matriks dan organisasi divisi, untuk menguruskan banyak pekerja, jabatan, bahagian dan juga syarikat yang beroperasi di bawah payung korporat.
Semak Carta Organisasi Anda
Sebaik sahaja anda telah menentukan jenis struktur organisasi yang anda miliki, lihat carta organisasi anda, yang merupakan gambarajah kedudukan pekerja anda yang menunjukkan siapa yang bekerja di mana, yang bekerja untuk siapa dan "tiang totem" perniagaan anda. Bandingkan carta organisasi anda ke struktur organisasi anda untuk menentukan sama ada kedudukan anda sejajar dengan pelbagai fungsi yang anda perlukan. Sebagai contoh: Adakah jurujual anda melaporkan kepada pengurus pemasaran atau sebaliknya, dan apakah faedah / masalah yang dicipta ini? Adakah pengurus pengeluaran anda mengawasi pengurus pengedaran anda atau adakah mereka berfungsi secara bebas?
Menganalisis Proses dan Prosedur
Sekarang bahawa anda telah memeriksa kawasan fungsional anda dan pekerja di dalamnya, menilai proses dan prosedur yang digunakan oleh perniagaan anda untuk mengambil produk dan perkhidmatan daripada konsep kepada penghantaran.Periksa bukan sahaja proses setiap jabatan menggunakan untuk melakukan kerja, tetapi juga interaksi di antara jabatan. Sebagai contoh, adakah anda mempunyai sistem yang lancar untuk jurujual memasuki pesanan, jabatan perakaunan anda kemudian menjalankan pemeriksaan kredit dan meluluskan pelanggan baru, gudang pengisian dan pesanan penghantaran anda dan jabatan perakaunan anda menghantar invois?
Semak Kewangan
Sekiranya anda tidak mempunyai belanjawan induk, buat satu untuk menentukan kesan operasi anda pada bahagian bawah. Belanjawan induk adalah alat kewangan yang mengintegrasikan belanjawan tahunan, lejar am, penyata aliran tunai, penyata untung dan rugi, kunci kira-kira dan laporan akaun yang boleh diterima. Senaraikan bidang perbelanjaan utama anda, seperti buruh, bahan, pentadbiran atau pemasaran. Tentukan jika anda dapat mengurangkannya melalui struktur organisasi atau penyusunan semula kakitangan yang lebih baik, atau proses dan prosedur yang lebih baik. Peringkat sumber dan pusat keuntungan anda dan tentukan apakah perubahan organisasi atau kakitangan boleh meningkatkan prestasi anda dalam bidang ini.
Buat Saranan
Selepas anda menganalisis struktur perniagaan anda, carta organisasi, proses dan prosedur, senarai bidang penambahbaikan dan membuat cadangan. Bertemu dengan setiap ketua jabatan secara individu untuk mengkaji semula penemuan anda. Menggunakan maklum balas pengurus, pegang mesyuarat kumpulan pengurus anda untuk membincangkan penemuan anda dan minta masukannya. Beritahu mereka matlamat anda, seperti mengurangkan biaya overhead atau pengeluaran, mengurangkan sisa, meningkatkan jualan, atau mengurangkan masa penghantaran, pengembalian atau aduan pelanggan. Gunakan maklum balas pasukan untuk membuat laporan dan cadangan akhir anda.
