Sama ada anda menjual widget atau menyediakan perkhidmatan dan kepakaran, surat yang meminta pembayaran pada akaun yang telah lalu adalah bahagian penting dalam menjalankan perniagaan. Kadang-kadang, orang hanya perlu diingatkan tentang hutang mereka. Pada masa yang lain, pelanggan mungkin dengan sengaja mengelakkan kewajiban mereka. Dalam kes pertama, surat-surat ini dapat mempercepat pembayaran amaun yang kena dibayar; di dalam yang terakhir, mereka dapat membantu menunjukkan langkah-langkah yang anda ambil sebelum mencari usaha pengumpulan rasmi, yang mungkin membantu anda mengatasi di mahkamah. Dalam semua kes, surat-surat tersebut perlu digubal dengan jelas, ringkas dan sopan dan profesional
Nyatakan Baki
Bahagian pengenalan surat itu harus jelas menyatakan baki yang perlu dibayar. Mengikuti ucapan ringkas (seperti "Dear Mr. Smith"), buka surat dengan mengingatkan pembaca mengenai jumlah yang tepat. Gunakan pernyataan seperti "Surat ini adalah untuk mengingatkan anda tentang baki tertunggak anda kepada ABC Corporation. Rekod kami menunjukkan akaun anda telah tamat tempoh dalam jumlah $ 56.39. "Sebelum merangka bahagian surat ini, sahkan jumlah sebenar yang perlu dibayar oleh akaun anda. Lampirkan salinan invois tertunggak kepada surat dan sebutkan lampiran dalam bahagian ini.
Huraikan Borang Pembayaran Boleh Diterima
Bergantung kepada jenis hutang, polisi hutang perniagaan perniagaan anda dan berapa cepat anda ingin memperoleh balik wang yang terhutang, bentuk pembayaran yang boleh diterima adalah satu lagi perincian penting untuk menyatakan dengan jelas. Tunai di tangan jelas lebih cepat daripada menunggu cek peribadi untuk membersihkan, tetapi bergantung kepada jumlah yang mungkin tidak layak untuk menuntut bayaran balik dengan cara ini. Begitu juga, tidak setiap perniagaan menerima kad kredit, dan syarikat mungkin menerima satu kad penerbit tetapi tidak lain. Dalam apa jua keadaan, sertakan pernyataan seperti "Bayaran boleh dibuat dengan tunai, cek atau kad kredit. Kami menerima Visa atau Mastercard. Cek boleh dibuat ke Akaun yang Dibayar."
Jelas menyatakan tarikh akhir
Jangan tinggalkan permintaan untuk tarikh akhir pembayaran balik untuk penafsiran. Gunakan pernyataan seperti "Sila hantar keseimbangan ini dalam tempoh 10 hari bekerja atau hubungi pejabat kami dengan segera untuk membuat pembayaran melalui telefon." Mengatakan tarikh akhir tidak hanya mengulangi rasa mendesak untuk pembaca, tetapi juga memberikan anda masa untuk masa anda boleh mengharapkan bayaran dan membolehkan anda mempertimbangkan apa yang perlu dilakukan seterusnya jika bayaran tidak diberikan dalam tetingkap itu.
Konsekuensi Negeri untuk Kelewatan
Sekiranya terdapat sebarang akibat untuk kelewatan pembayaran selanjutnya, nyatakannya pada penutup surat tersebut. Akibat yang biasa adalah inisiasi tindakan undang-undang rasmi untuk mendapatkan semula jumlah di mahkamah. Akibat lain mungkin meningkatkan pertikaian yang lebih tinggi di organisasi atau menghentikan perkhidmatan. Sekiranya surat adalah amaran terakhir, gunakan pernyataan seperti "Ini adalah notis terakhir yang akan anda terima. Sekiranya kami tidak menerima bayaran penuh dalam tempoh 10 hari dari tarikh surat ini, kami akan mendapatkan semua remedi undang-undang yang tersedia untuk mendapatkan hutang ini."
