Untuk membayar pekerja mereka untuk perkhidmatan yang diberikan, majikan mesti merancang sistem pembayaran gaji. Melalui sistem ini majikan melakukan pemprosesan gaji, yang mesti dilakukan secara tepat waktu dan tepat untuk memastikan pekerja menerima gaji mereka dengan sewajarnya. Jenis sistem gaji yang digunakan sepenuhnya adalah majikan.
Penggajian Manual
Sistem gaji manual dilakukan dengan tangan. Ini bermakna semua pengiraan upah dilakukan di atas kertas; ini termasuk pengiraan jam, potongan statutori (cukai) dan potongan sukarela (manfaat kesihatan dan pencen). Kelebihan menggunakan sistem penggajian manual adalah kos yang sangat sedikit untuk digunakan. Walau bagaimanapun, ia memerlukan banyak masa dan tenaga untuk melakukan pemprosesan gaji manual. Di samping itu, terdapat lebih banyak ruang untuk kesilapan dengan kaedah ini. Pungutan gaji pekerja dan pemfailan cukai terdedah kepada ketidaktepatan akibatnya. Secara khususnya, kesilapan pemfailan cukai boleh mahal disebabkan penalti daripada kerajaan.
Penggajian Berkomputer
Sistem penggajian berkomputer adalah apabila majikan membeli perisian gaji dan menggunakannya sebagai cara untuk memproses gaji. Kaedah ini jauh lebih cepat daripada sistem gaji manual. Sesetengah syarikat menyewa kakitangan gaji dalaman untuk memproses gaji mereka melalui sistem penggajian berkomputer. Kakitangan gaji bertanggungjawab untuk memasukkan semua upah yang akan dibayar ke dalam sistem. Sistem mengira gaji, menyimpan maklumat gaji, dan cek cetakan. Profesional gaji juga boleh mengakses laporan gaji, yang membolehkannya menyemak kesilapan dan membetulkannya sebelum pekerja menerima gaji beliau. Payroll berkomputer juga mengurangkan jumlah kertas kerja yang akan difailkan, kerana kebanyakan maklumat gaji boleh disimpan dalam sistem.
Penggajian Luar
Beberapa majikan lebih memilih untuk mengeluarkan sumber gaji mereka kepada syarikat-syarikat seperti Paychex dan ADP. Perkhidmatan luaran ini membolehkan majikan lebih banyak masa untuk menumpukan perhatian kepada urusan gaji yang tidak berkaitan. Perkhidmatan gaji luaran secara amnya bertanggungjawab untuk keseluruhan pemprosesan gaji pelanggan mereka, termasuk pelarasan gaji, pemfailan cukai, dan pengeluaran W2. Semua majikan perlu lakukan adalah menghantar data yang akan dibayar setiap tarikh gaji kepada syarikat gaji; Untuk bayaran, syarikat gaji menganggap tanggungjawab gaji.
Memilih Sistem
Syarikat-syarikat yang sangat kecil (kurang daripada 10 pekerja) boleh menggunakan sistem gaji manual jika jam cenderung tetap sama dalam tempoh bayar yang sama. Walau bagaimanapun, sistem ini menjadi begitu ketinggalan zaman, banyak syarikat saiz ini memilih untuk sistem berkomputer atau perkhidmatan gaji luaran. Syarikat-syarikat yang lebih besar biasanya menggunakan kakitangan gaji dan menggunakan sistem gaji komputer berkomputer atau menggunakan perkhidmatan gaji luar.
Kerumitan Payroll
Kerumitan gaji akan sering menentukan jenis sistem gaji yang diperlukan oleh majikan. Sebagai contoh, jika terdapat pemprosesan berbilang negara, beberapa pekarangan dan anak menyokong pesanan, dan kadar gaji yang berbeza dan kitaran berbayar terlibat, majikan lebih baik menggunakan sistem penggajian berkomputer dengan kakitangan gaji di dalam rumah atau mempercayakan gajinya kepada perkhidmatan gaji luaran.
