Sesetengah perniagaan boleh beroperasi dengan jayanya secara tunai, tetapi model itu agak sukar untuk dikekalkan apabila anda melepasi tahap ibu-dan-pop. Sangat sukar jika anda menjual kepada perniagaan lain yang sering tidak mengharapkan untuk membayar terlebih dahulu untuk pembelian mereka. Sebaliknya, anda akan membuat invois untuk produk anda, yang akan dibayar oleh pelanggan anda nanti. Semasa masa antara invois yang dikeluarkan dan pelanggan membayarnya, ia digambarkan sebagai invois terbuka untuk tujuan perakaunan.
Takrif Invois Penjual
Invois adalah, pada asasnya, perjanjian antara penjual dan pelanggan.Penjual bersetuju untuk menyediakan produk atau perkhidmatan terlebih dahulu dan pelanggan bersetuju untuk membayar produk atau perkhidmatan mengikut syarat-syarat invois. Terma-terma tersebut termasuk tarikh yang ditetapkan apabila pembayaran telah dibayar, dan kebanyakan invois termasuk penalti untuk pembayaran yang lalu. Sesetengah vendor menawarkan lobak merah serta tong, memberikan diskaun yang sama untuk bayaran pendahuluan. Sama ada cara, vendor pada asasnya memperluaskan kredit kepada pelanggan dan mengharapkan untuk dibayar - sekurang-kurangnya kebanyakan masa - pada masa yang tepat.
Akaun Boleh Dibayar, Akaun Belum Terima
Kedua-dua pelanggan dan vendor perlu mengakaunkan invois terbuka pada kunci kira-kira mereka. Bagi vendor, itu aset semasa. Ia adalah wang yang boleh dikira dengan munasabah untuk membayar liabiliti yang akan datang, seperti pembayaran pajakan atau invois untuk bahan mentah. Bagi pelanggan, ia merupakan liabiliti semasa. Ia akan muncul di lembaran imbangan anda berbanding aset semasa anda, yang termasuk rizab tunai dan aliran tunai semasa serta akaun anda sendiri yang akan diterima. Dalam kedua-dua kes, ia kekal di lokasi tersebut sehingga invois ditutup.
Definisi Invois Tertutup
Invois masih terbuka sehingga pelanggan membuat, dan penjual menerima, pembayaran sepenuhnya. Pada akhir pelanggan, pembayaran itu diposting sebagai kredit ke akaun akaun berbayar, dengan mengutamakan nombor invois dan mungkin mengenal pasti pembekal. Ini menyediakan jejak audit sekiranya terdapat masalah dengan invois atau pembayarannya. Pada akhir vendor, pembayaran dicatat sebagai memo kredit dalam lejar akaun belum terima, yang dikenal pasti dengan nombor invois dan, dengan ideal, nombor cek pelanggan. Dalam kedua-dua kes, dengan bayaran penuh untuk mencocokkan jumlah invois yang betul - menolak mana-mana diskaun yang sesuai atau menambah caj faedah yang sesuai - invois kini boleh ditutup.
Pembayaran Separa Complicate Things
Ia agak mudah untuk menjejaki invois terbuka dan mengubahnya menjadi tertutup jika ia dibersihkan dengan satu bayaran penuh. Ia agak rumit jika anda membuat atau menerima bayaran separa pada invois yang sama dalam tempoh masa. Proses asas pengeposan ke akaun lejar yang perlu dibayar jika anda pelanggan, atau lejar akaun belum terima jika anda penjual, tetap sama. Kesukaran terletak pada memastikan jumlah pembayaran kumulatif adalah betul, sebaik sahaja anda telah mengira apa-apa penalti faedah, dan bahawa mereka telah diberikan kepada invois yang betul. Sesetengah perkhidmatan dan produk perisian pihak ketiga, seperti OpenInvoice.com yang bernama tepat, mengautomasikan dan menyelaraskan proses ini.
Pilihan Diskaun Invois
Ia bukan perkara biasa bagi perniagaan dengan banyak invois terbuka untuk mengalami masalah aliran tunai sementara menunggu pembayaran invois tersebut. Dalam situasi tersebut, sesetengah perniagaan beralih kepada pilihan yang dikenali sebagai potongan invois. Pihak ketiga memajukan wang kepada vendor terhadap invois tertunggak sebagai pertukaran peratusan apabila invois dikumpulkan. Tanggungjawab untuk mengutip pembayaran tetap dengan vendor. Ini boleh menjadi alat yang berguna dalam masa yang diperlukan, tetapi ia memakan margin anda, jadi anda perlu berhati-hati menimbang keperluan jangka pendek anda terhadap keuntungan jangka panjang anda.
