Akaun yang perlu dibayar adalah sebahagian penting dari rekod kewangan anda dan boleh dikenakan penipuan tanpa rekonsiliasi dan pengawasan yang berhati-hati. Prosedur audit yang perlu dibayar akan memastikan ketepatan dan ketepatan masa pembayaran bil anda. Prosedur audit yang boleh dibayar dengan baik membolehkan campuran pemeriksaan harian, kawalan dalaman rutin dan prosedur audit luaran.
Prosedur rutin
Akaun yang perlu dibayar hendaklah seimbang setiap hari untuk mendamaikan pembayaran ke entri yang direkodkan. Apa-apa percanggahan antara jumlah yang dibayar dan jumlah yang direkodkan hendaklah diperiksa dan didamaikan dengan serta-merta. Pengawasan pengurusan setiap individu yang terlibat dalam hutang yang harus dibayar haruslah ketat dan harus termasuk pemantauan rutin kegiatan. Pengurus perlu dilatih untuk melihat tanda-tanda salah laku oleh kakitangan yang dibayar.
Prosedur penangguhan yang membantu menubuhkan jejak audit hendaklah digubal. Sign-off ini harus merangkumi semakan pengurusan penyesuaian harian, laporan percanggahan bulanan dan daftar masuk individu untuk transaksi yang besar untuk memastikan semua maklumat adalah betul.
Kawalan Dalaman
Kawalan dalaman untuk akaun yang perlu dibayar hendaklah termasuk keperluan tandatangan mengikut jumlah pembayaran. Pertimbangkan untuk melaksanakan beberapa peringkat keperluan tandatangan. Sebagai contoh, anda boleh meminta tandatangan pengurus perakaunan untuk item lebih daripada $ 5,000, tanda keluar eksekutif untuk item lebih daripada $ 10,000 dan keperluan tandatangan dwi untuk bayaran lebih daripada $ 25,000. Padankan keperluan tandatangan anda untuk jumlah pendapatan anda dan kerentanan perniagaan anda untuk penipuan untuk faedah maksimum.
Menubuhkan prosedur kawalan rutin bagi akaun yang perlu dibayar. Termasuk cek tempat pembayaran individu untuk memastikan ketepatannya. Sebagai contoh, semak semula lima bayaran balik setiap hari dan semak jumlah pembayaran dan maklumat penerima dan pastikan rekod perakaunan telah selesai dengan betul.
Semasa prosedur penutupan buku pada akhir bulan atau tempoh kewangan, termasuk prosedur penangguhan untuk semua kerja-kerja yang perlu dibayar akaun termasuk jumlah ringkasan dan rekonsiliasi akaun. Di samping itu, teruskan laporan berjalan yang memantau tahap pembayaran daripada pemprosesan hutang. Sekiranya tahap pembayaran secara tiba-tiba meningkat atau berkurang, penyiasatan automatik ke sebab-sebab boleh menangkis masalah yang berpotensi.
Audit Luaran
Kebanyakan audit luar termasuk akaun yang perlu dibayar sebagai kawasan ujian. Audit luaran hendaklah mengambil penyenaraian yang perlu dibayar dan butiran lengkap dari butir-butir melalui semua rekod perakaunan kepada jumlah ringkasan dan hendaklah termasuk pengeluaran bank. Pilih item harus dipilih untuk ujian mendalam. Pilih bayaran harus dihubungi untuk mengesahkan penerimaan pembayaran. Di samping itu, perdamaian rutin perlu disemak untuk ketepatan dan pemprosesan logik. Apa-apa penyesuaian dengan percanggahan besar perlu disiasat sepenuhnya.
Audit luaran hendaklah menguji liabiliti yang tidak direkodkan. Pertimbangkan memilih semua invois di atas ambang tertentu dan pilihan invois rawak untuk kajian mendalam. Lihatlah rekod pencairan, kredit untuk pulangan, barangan yang diterima tetapi tidak invois, dan sebarang akaun khusus invois. Pastikan setiap invois direkod dengan betul dalam tempoh masa yang betul. Semak semula akaun untuk melihat sama ada ia dicatatkan sebagai liabiliti atau jika ia dikecualikan dengan betul dari tempoh masa.
