Dalam "Memelihara Buku-buku: Penetapan Rekod Asas dan Perakaunan untuk Perniagaan Kecil yang Sukses, Edisi Ketujuh," Linda Pinson mendefinisikan akaun-akaun yang perlu dibayar sebagai hutang-hutang yang terhutang oleh syarikat kepada pemiutang untuk barangan atau jasa yang dibeli. daripada pasukan perakaunan atau kumpulan yang bertanggungjawab untuk akaun yang berdedikasi. Pasukan berdedikasi akaun yang berdedikasi menggunakan set standard prosedur pemprosesan. Prosedur ini meminimumkan kos overhead sambil memaksimumkan hubungan penjual.
Kepentingan
Penipuan, penyelewengan dan kesilapan dalam pemprosesan boleh merosakkan perniagaan. Adalah penting untuk melaksanakan prosedur kawalan untuk mengurangkan risiko tersebut. Beberapa kawalan biasa dan berkesan termasuk: pemisahan tugas untuk mengurangkan risiko penggelapan; fungsi pembelian dan garis panduan rasmi untuk mengurangkan risiko penggelapan, invois palsu dan kesilapan; ambang amaun dolar penandatangan kedua untuk mengurangkan risiko penggelapan dan kesilapan; dan pengesahan nombor invois sistematik untuk mengurangkan risiko kesilapan pembayaran pendua.
Penjual
Pemiutang ditambah kepada pangkalan data syarikat sebagai vendor. Tugas ini secara amnya diberikan kepada kerani akaun atau kerani kewangan yang tidak mempunyai keupayaan untuk menghasilkan pembayaran.
Untuk memastikan pembayaran dibuat tepat pada masanya, vendor digalakkan untuk bekerjasama dengan pasukan yang perlu bayar akaun untuk menangani isu-isu pembayaran invois. Menghubungi ejen pembelian atau jabatan pesanan akan menambah kelewatan untuk mencari atau menyelesaikan invois yang belum dibayar atau sebahagiannya dibayar.
Fungsi
Vendor diarahkan untuk menghantar invois terus ke jabatan yang perlu bayar akaun. Invois adalah masa yang dicap dan jam pemprosesan bermula. Sekiranya pesanan pembelian dihasilkan untuk mendapatkan barang atau perkhidmatan, invois itu dipadankan dengan pesanan pembelian dan bukti resit. Mary S. Schaeffer membincangkan proses "tiga cara perlawanan" dalam buku "Akaun yang perlu dibayar: panduan untuk menjalankan jabatan yang cekap."
Sekiranya pembelian dibuat tanpa pesanan pembelian, ia mestilah memenuhi garis panduan yang ditetapkan oleh syarikat. Jika garis panduan dipenuhi, invois dihantar ke jabatan pesanan untuk kelulusan dan pengekodan yang sesuai.
Prosedur Pengeluaran
Penganalisis yang bayar akaun dibenarkan untuk menjana pembayaran. Penganalisis bekerja dengan gigih untuk memproses invois tepat pada masanya untuk memastikan bahawa mereka segera dibayar dan diskaun akan diambil apabila mungkin. Kedua-dua objektif ini menghasilkan peluang untuk mengawal kos overhed. Ini amat penting di mana agensi-agensi kerajaan dihukum untuk pembayaran lewat.
Pembayaran elektronik adalah alat penjimat kos yang lain. Ini mengurangkan kos pemeriksaan kertas dan meminimumkan penipuan atau penggelapan cek. Sekiranya perlu mengeluarkan bayaran separa atau menolak pembayaran, akaun-akaun penganalisis akan membayar dokumen dan menjelaskan keadaan.
Pengauditan Dalaman
Penganalisis yang perlu dibayar akan memastikan bayaran yang dikeluarkan mengikut dasar syarikat. Pasukan pengauditan dalaman syarikat akan secara selektif mengkaji hasil kerja penganalisis dengan meminta dokumentasi untuk kumpulan invois pilihan. Juruaudit mengkaji semula dokumentasi untuk memastikan prosedur kawalan telah dilaksanakan dan diikuti dengan betul. Prosedur kawalan yang mencukupi menghasilkan kerugian yang tidak dijangka. Masa dan kos tambahan diperlukan untuk memulihkan kerugian sedemikian.
