Dalam perniagaan kita masuk dan keluar dari mesyuarat, di mana kita membuat banyak keputusan. Pada akhir mesyuarat, mesyuarat minit mengambil keputusan untuk memastikan semua peserta mengambil tindakan selanjutnya. Mesyuarat minit meliputi semua aspek mesyuarat, dari senarai peserta dan agenda untuk mengambil tindakan dan keputusan untuk membuat mesyuarat lanjut. Menggunakan langkah-langkah tertentu untuk menetapkan minit mesyuarat akan memastikan pasukan, rakan dan pengurus anda mengetahui topik perbincangan dan harapan untuk tindakan selanjutnya.
Gunakan agenda mesyuarat sebagai panduan untuk menulis minit mesyuarat anda. Agenda mesyuarat adalah panduan mesyuarat. Ia mengemaskinikan para hadirin dan ia membolehkan mereka mengetahui objektif, peranan mereka dalam mencapai mereka dan barang khusus yang diberikan kepada mereka. Memandangkan mesyuarat itu berdasarkan agenda, agenda menjadi panduan untuk menulis minit.
Terangkan secara ringkas peranan peserta dalam mesyuarat atau projek untuk perbincangan. Jelaskan setiap peranan peserta untuk membantu bukan hadirin yang mengetahui siapa yang hadir di mana jabatan dan untuk tujuan tertentu. Menggariskan peranan peserta memastikan setiap orang menghadiri mesyuarat dengan sengaja. Peranan peserta adalah penting untuk fasilitator pertemuan dan peserta, jadi pertemuan perbincangan maju tanpa terjatuh dengan topik yang dibahas sebelumnya.
Sorot objektif mesyuarat dengan jelas menyatakannya. Sebagai contoh: membuat keputusan, mengumpul idea atau mengemas kini pasukan mengenai kemajuan. Objektif penyenaraian membantu pembaca menit dengan jelas memahami tujuan mesyuarat. Bahagian objektif atau objektif adalah apa yang dibaca ramai pengurus senior; jika mereka tidak perlu terlibat dalam objektif, tiada bacaan lanjut diperlukan. Sekiranya pengurus mempunyai kepentingan dalam objektif, dia boleh memilih menghadiri mesyuarat seterusnya.
Tulis keputusan yang diambil dalam mesyuarat. Perhatikan semua keputusan yang dibuat dan dibincangkan untuk menentukan agenda mesyuarat seterusnya. Menulis keputusan itu membolehkan para hadirin dan bukan hadirin menyemak semula jika ada tindakan susulan yang diperlukan oleh mereka, yang kemudiannya boleh disediakan. Keputusan yang ditonjolkan dalam mesyuarat akan diambil tindakan kecuali perbincangan lanjut diperlukan dalam mesyuarat lain, yang akan menjadi keputusan dengan sendirinya. Menangkap dan berkongsi keputusan yang diambil dalam mesyuarat adalah kritikal kepada minit tepat dan berguna.
Tulis tugas "Next Step" dengan nama individu yang bertanggungjawab di sebelahnya. Langkah-langkah ini membolehkan fasilitator mesyuarat untuk mempersiapkan mesyuarat seterusnya serta para peserta dan bukan hadirin untuk mengetahui apa yang mereka bertanggungjawab untuk mesyuarat selepasnya. Ini memastikan individu bersedia untuk mesyuarat seterusnya, sama ada dengan menyelesaikan tugasan mereka atau mendelegasikan mereka kepada orang lain yang boleh menyelesaikannya dan menghadiri mesyuarat seterusnya.
Hantar draf minit mesyuarat kepada peserta. Draf ini akan membolehkan peserta menyunting minit dengan mengemaskini nota, langkah seterusnya dan keputusan. Kajian draf memastikan semua maklumat ditangkap dengan betul dan individu menguruskan tugas yang diberikan kepada mereka atau jabatan. Sebagai sebahagian daripada proses semakan draf, berikan tarikh akhir kepada semua peserta atas komen. Sekiranya tiada suntingan diterima, minit dianggap diterima oleh semua pihak.
Hantar minit mesyuarat. Sebaik sahaja semua maklum balas telah dikumpulkan, hantar minit mesyuarat kepada semua individu yang telah dijemput ke mesyuarat. Salin orang lain atau peserta yang perlu dimaklumkan. Minit hendaklah dihantar dalam masa 24 jam dari akhir mesyuarat atau 12 jam sebelum mesyuarat berikutnya, yang mana lebih awal.
Petua
-
Tidak semua maklumat perlu ditangkap dalam minit mesyuarat, sorotan cukup. Mesyuarat minit adalah berkesan apabila mereka merumuskan mesyuarat dengan keputusan dan tanggungjawab. Jika anda memudahkan mesyuarat, mintalah seseorang memberi nota untuk pasukan.
