Banyak pakej akhbar akan terus ke dalam tong kitar semula. Sesetengah pakej-pakej tersebut tidak akan menarik minat para pembaca, tetapi yang lain hanya kurang baik. Memformat dengan betul pakej akhbar akan meningkatkan kemungkinan maklumat tersebut diterbitkan. Mengemail pakej itu juga meningkatkan kemungkinan mendapatkan maklumat yang dicetak - bukan hanya mendapatkan maklumat di sana dengan cepat, tetapi membolehkan bahan tersebut mudah direproduksi.
Kenal pasti matlamat anda untuk menghantar kit akhbar dan kemudian organisasi berita penyelidikan yang dapat membantu memenuhi matlamat tersebut. Editor mempunyai masa tambahan yang sangat sedikit, jadi jangan buangnya. Kertas kecil di Ohio yang hanya menerbitkan berita tempatan tidak berminat dalam kit akhbar dari acara di California. Stesen berita yang memberi tumpuan kepada kewangan tidak berminat dalam kit akhbar tentang konsert rock. Sebaik sahaja anda mengenal pasti saluran media yang betul, cari alamat e-mel dan nama editor, jika boleh, melalui mencari Internet atau memanggil organisasi. E-mel syarikat umum boleh digunakan jika e-mel editor tidak tersedia. Berasaskan diri anda bukan sahaja dengan saluran media, tetapi dengan gaya saluran media. Semakin dekat kit tekan adalah dengan gaya organisasi media, semakin baik.
Tulis pernyataan ringkas (3 hingga 10 perkataan) tentang apa yang anda hantar dalam baris subjek e-mel. Jika boleh, cuba tunjukkan mengapa saluran media tertentu akan berminat dengan maklumat tersebut. Sebagai contoh, jika kit sedang dihantar ke kertas yang difokuskan secara tempatan, masukkan lokasi peristiwa atau perniagaan di baris subjek.
Nyatakan titik segera di dalam e-mel tersebut, dan jika boleh, sambungkan titik utama ke gaya dan kepentingan saluran media. Apa yang anda sertakan dalam badan e-mel akan berbeza-beza berdasarkan apa yang dimasukkan dalam kit akhbar. Sekiranya kit media hanya siaran akhbar, sertakan teks pelepasan dalam badan e-mel, dan sertakan pelepasan untuk kemudahan. Sekiranya kit akhbar adalah pakej mengenai acara, tulis pernyataan ringkas yang menyatakan apa acara itu, bila ia dan apa yang anda sertakan. Sekiranya kit akhbar adalah mengenai perniagaan tempatan, tuliskan pernyataan ringkas mengenai mengapa anda menghantar kit tersebut.
Lampirkan fail kit tekan ke e-mel. Jadilah perhatian tentang format fail yang anda hantar, bagaimanapun, kerana tidak semua saluran media akan dapat membuka setiap jenis fail. Secara umum PDF (Format Dokumen Portable) boleh dibuka oleh hampir semua orang, dan perisian penonton bebas untuk dimuat turun. PDF juga akan memastikan bahawa apa yang anda lihat pada skrin komputer anda ialah apa yang dilihat oleh penerima, tanpa mengubah format dari komputer yang berbeza. RTFs (Format Teks Kaya) juga mudah dibuka secara universal; Walau bagaimanapun, format itu tidak dipelihara dalam fail RTF dan tidak sesuai untuk dokumen dengan grafik.
Pastikan setiap gambar yang dimaksudkan untuk pembiakan adalah cukup besar untuk dicetak semula pada kualiti yang tinggi; jangan memampatkan imej untuk membuat e-mel menghantar lebih cepat. Dokumen teks boleh digabungkan menjadi satu fail, tetapi foto yang perlu dipertimbangkan untuk penerbitan mesti dilampirkan sebagai fail berasingan, kerana imej tidak boleh dipisahkan dengan mudah dari dokumen. Format fail JPG seringkali terbaik untuk imej.
Kembali ke badan e-mel. Pada kesimpulan, senaraikan dokumen yang telah anda sertakan dan mengapa; juga menyebut sama ada fail tersebut tersedia dalam format yang berbeza. Pada akhir e-mel, nyatakan maklumat hubungan lengkap anda.
Periksa semula semua aspek sebelum menghantar e-mel. Pastikan alamat e-mel betul, badan e-mel tidak mempunyai ralat dan fail yang dilampirkan.
