Dalam bentuk yang paling mudah, kawalan dalaman adalah jumlah semua perniagaan anda untuk mengenal pasti dan mengurangkan risiko yang, menurut A.S.Pentadbiran Perniagaan Kecil, sering menggunakan kira-kira 5 peratus daripada pendapatan tahunan perniagaan. Walaupun perniagaan dari semua saiz menghadapi risiko penipuan, kecurian dan penyalahgunaan aset perniagaan, perniagaan kecil dengan prosedur dokumentasi yang tidak mencukupi sering terdedah. Prosedur dokumentasi menyumbang kepada, dan merupakan sebahagian daripada, kawalan dalaman yang kuat.
Peningkatan Akauntabiliti
Walaupun prosedur dokumentasi yang baik menguatkan kedua-dua kawalan dalaman pencegahan dan detektif, prosedur dokumentasi yang tidak mencukupi adalah sebab utama mengapa sesetengah perniagaan tidak mengetahui bahawa pencurian atau penipuan berlaku sehingga terlambat, "Journal of Accountancy" mencatatkan. Prosedur dokumentasi formal menyediakan panduan untuk melaksanakan kawalan, dan mereka meningkatkan akauntabiliti, kerana pekerja anda perlu membuktikan dan mengesahkan, dan bukan hanya menyatakan, bahawa mereka mengikuti atau melakukan kawalan dalaman.
Nilai Keterangan
Prosedur dokumentasi mencipta bukti yang dapat dikesan, termasuk siapa yang terlibat dalam tugas atau transaksi kewangan dan kapan dan bagaimana dia terlibat. Anda boleh membuat prosedur seperti seting masa dan tarikh yang bekerja di belakang tabir serta menetapkan peraturan dokumentasi untuk pekerja mengikutinya. Kedua-dua adalah sama penting untuk membina semula tindakan apabila mengesan transaksi dan membuat jejak audit. Sebagai contoh, slip baucer yang ditandatangani, salinan cek penambahan tunai yang kecil, ID log masuk pekerja dan masa dan setem tarikh komputer semuanya memberikan bukti jejak audit.
Pengurusan Maklumat Lebih Selamat
Lampiran aktual atau diimbas, nota kaki dalam laporan kewangan dan log pertukaran transaksi komputer adalah contoh prosedur dokumentasi yang menyumbang dan mengukuhkan kawalan pengurusan maklumat. Semua berguna untuk mendokumentasikan sebab-sebab untuk membetulkan atau menyesuaikan kertas atau rekod perniagaan elektronik, yang pada akhirnya membantu anda mencegah dan mengesan penipuan dan pencurian pekerja. Setem masa dan bukti kelulusan terdahulu, seperti inisiasi pengurus jabatan, menguatkan kawalan pengurusan maklumat lebih jauh lagi.
Kawalan Kualiti yang lebih baik
Di samping mencegah penipuan dalaman dan luaran, prosedur dokumentasi gudang dan pengurusan inventori boleh menyokong kawalan kualiti. Ini termasuk menghendaki pekerja gudang untuk mengira, memeriksa dan mendaftarkan barangan yang rosak dan keluar yang rosak. Prosedur pencegahan penipuan dan kecurian yang menyumbang kepada kawalan dalaman yang baik termasuk peraturan dokumentasi yang memerlukan pekerja mengisi, menandatangani dan menyerahkan lembaran pick untuk setiap pesanan pelanggan keluar dan prosedur penandaan yang merekod dan mengenal pasti item inventori, termasuk penerangan, nombor bahagian, unit ukuran dan kuantiti.
