Mengikut Kamus Perniagaan, sistem pengurusan dokumen adalah "sistem elektronik yang direka untuk mengatur dan menguruskan dokumen. Dokumen ini biasanya dianjurkan dengan perisian, yang menyediakan pengguna keupayaan untuk mengakses, mengubah suai, dan memusatkan dokumen. "Syarikat sering menggunakan sistem ini untuk menukar dokumen kertas sejarah ke dalam fail elektronik untuk rujukan mudah dan mengurangkan ruang penyimpanan. Kebanyakan syarikat menghasilkan beberapa jenis kertas kerja yang berkaitan dengan operasi mereka. Mencari cara terbaik untuk menguruskan dokumen ini dapat meningkatkan alur kerja dalaman syarikat.
Semak perkara masuk untuk dokumen perniagaan. Pemilik perniagaan dan pengurus harus menentukan bagaimana dokumen memasuki syarikat mereka dan memutuskan cara terbaik untuk menangkap mereka secara elektronik.
Melaksanakan perisian untuk menangkap maklumat secara elektronik. Syarikat boleh meminta pihak luar seperti vendor, pembekal atau kumpulan yang sama-untuk menghantar maklumat secara elektronik melalui e-mel atau laman web. Ini membolehkan syarikat memuatkan maklumat secara langsung ke dalam sistem pengurusan dokumen.
Memerlukan pekerja untuk mengimbas dokumen kertas ke dalam sistem pemfailan elektronik. Selepas pekerja melengkapkan tugasnya, pengurus mungkin memerlukan dia mengimbas semua maklumat penting ke dalam komputer atau penyimpanan pelayan syarikat. Pekerja itu kemudiannya boleh menghancurkan asal untuk melupuskan maklumat sensitif.
Sediakan sistem penemuan dokumen. Keupayaan untuk cepat mencari dokumen yang disimpan boleh mengurangkan masa pekerja menghabiskan mencari maklumat sejarah. Syarikat-syarikat harus membuat sistem pemfailan elektronik standard bagi individu untuk menyimpan dan mencari maklumat di kemudian hari.
Petua
-
Syarikat mungkin memutuskan untuk mengeksport sistem pengurusan dokumen mereka. Perniagaan boleh mengkhususkan diri dalam menyimpan maklumat supaya syarikat tidak memerlukan banyak ruang simpanan fizikal untuk dokumen.
Amaran
Walaupun sistem pengurusan dokumen elektronik memberikan banyak faedah kepada syarikat, mereka juga boleh mempunyai kelemahan. Syarikat mesti dapat memperoleh maklumat elektronik daripada penyalahgunaan atau penipuan semasa membuat cadangan maklumat untuk melindungi terhadap kegagalan komputer atau pelayan.
