Tujuan sistem kawalan dokumen adalah untuk memastikan dokumen yang digunakan organisasi anda berkesan dan terkini. Ini boleh dicapai dengan menggunakan senarai ringkas dokumen yang dikenali sebagai senarai induk.
Manual Dasar dan Prosedur
Mengendalikan kawalan dokumen dalam manual dasar dan prosedur anda harus menjadi langkah pertama. Di samping itu, organisasi anda harus mengenal pasti pentadbir untuk mengawasi kawalan dokumen dengan bertanggungjawab untuk senarai induk dokumen.
Senarai Sarjana Dokumen
Buat senarai induk yang mengenal pasti dokumen yang digunakan dalam organisasi anda untuk beroperasi dengan berkesan. Contoh dokumen termasuk manual prosedur, manual kualiti, arahan kerja dan borang. Dengan menggunakan format spread spreadsheet, masukkan nama dokumen dan versi. Jika anda merujuk prosedur yang diamanahkan dari sumber luaran, rujukan piawai di senarai tuan akan membantu kebolehkesanan.
Proses Semakan
Dokumen-dokumen yang disemak mesti dinyatakan pada senarai induk. Sebagai contoh, Dasar dan Prosedur Jaminan Kualiti, versi B. Anda boleh membuat sistem pengenalan anda sendiri. Sesetengah organisasi menggunakan tarikh semakan. Apabila prosedur diubahsuaikan, anda juga mesti mengkaji apa-apa bentuk atau arahan yang anda rujukan dalam prosedur.
