Syarikat mempunyai dua pusingan perniagaan utama: kitaran pendapatan dan kitaran perbelanjaan. Akaun kitaran penuh yang perlu dibayar adalah sebahagian daripada kitaran pembelian dan perbelanjaan yang lebih besar. Ia terdiri daripada pelbagai jenis aktiviti perakaunan yang diperlukan untuk menyelesaikan pembelian sebaik sahaja pesanan telah diletakkan dan produk atau perkhidmatan yang diterima. Kitaran penuh akaun yang perlu dibayar melibatkan dokumen yang sepadan, meluluskan invois, mengeluarkan cek dan pembayaran rakaman.
Petua
-
Akaun pusingan penuh yang dibayar boleh merujuk kepada proses penuh penerimaan, pengesahan dan pembayaran invois, atau kedudukan pekerjaan yang melibatkan tanggungjawab untuk keseluruhan proses.
Kitaran yang Boleh Dibayar Akaun
Tiga dokumen utama terlibat dalam proses proses pembayaran: pesanan pembelian, laporan penerima dan invois vendor.
- Apabila syarikat bersedia untuk membuat pembelian, jabatan pembelian akan menghantar pesanan pembelian kepada vendor. Dokumen ini memperincikan barangan yang diminta, harga dan kuantiti. Pesanan pembelian mencetuskan penjual untuk menghantar barangan tersebut.
- Setelah syarikat menerima barang, jabatan penerima akan menyelesaikan a menerima laporan. Laporan ini mendokumenkan barang-barang yang tepat yang terkandung di dalam penghantaran. Sekiranya penghantaran mengandungi apa-apa barang yang rosak, pekerja menyatakannya dalam laporan tersebut.
- Penjual menghantar a invois vendor meminta bayaran untuk barangan atau perkhidmatan yang diberikan. Dokumen ini dihantar ke akaun yang perlu dibayar dan mencetuskan proses pembayaran.
Prosedur yang Boleh Dibayar Akaun
Sebuah syarikat akaun yang dikendalikan dengan baik prosedur yang ditetapkan dengan teliti untuk membimbing proses akaun yang perlu dibayar, untuk mengelakkan kesalahan dan mengesannya apabila ia berlaku. Prosedur yang sama juga boleh menghalang dan mengesan pemalsuan yang sengaja, dan menyediakan jejak audit untuk kegunaan kemudian sekiranya terdapat percanggahan yang tidak dapat dikesan. Prosedur tersebut berbeza antara syarikat dan jabatan, tetapi secara amnya mengikuti corak yang sama:
- Selepas menerima invois penjual, akaun-akaun yang perlu dibayar oleh pasukan bayaran a perlawanan tiga hala dengan membandingkan maklumat mengenai pesanan pembelian terhadap mereka yang menerima laporan dan invois vendor, untuk memastikan maklumat itu konsisten.
- Sekiranya akaun-akaun yang dibayar boleh mengesahkan bahawa barang-barang pada invois vendor telah dipesan dan diterima oleh syarikat, invois diluluskan untuk pemprosesan pembayaran. Ini dilakukan melalui baucar, tanda tangan atau setem.
- Sekiranya terdapat percanggahan - jika kuantiti yang diterima tidak sepadan dengan kuantiti yang diperintahkan dan invois, sebagai contoh, atau jika produk itu tidak tepat seperti yang diperintahkan - akaun akan diterima untuk menjejaki sumber daya dari isu itu oleh susulan seperti yang diperlukan dengan pejabat penerima, vendor atau pengguna akhir yang membuat pesanan.
- Di syarikat besar, pembayaran sebenarnya diproses oleh jabatan perbendaharaan. Walau bagaimanapun, akaun hutang bertanggungjawab untuk mengeluarkan pembayaran dalam kebanyakan syarikat kecil. Selepas invois dilontarkan, akaun yang perlu dibayar akan menghantar dokumentasi yang disenarai bersama dengan cek kepada penanda cek syarikat.
- Selepas penandatangan cek menandatangani dan tanda, akaun mel bayar cek dan menandakan invois yang dibayar dalam sistem perakaunan.
Perakaunan Akaun Boleh Dibayar Penuh
Perihalan pekerjaan yang perlu dibayar akaun juga sering dilabelkan sebagai "kitaran penuh." Ini bermakna pekerja yang perlu bayar akaun adalah bertanggungjawab untuk setiap bahagian proses pembayaran, bertentangan dengan pengkhususan dalam satu atau lebih bidang tertentu. Tanggungjawab berpotensi mungkin termasuk padanan tiga hala, mengkaji laporan perbelanjaan untuk ketepatan, memohon diskaun pembayaran dan mengeluarkan pembayaran kepada vendor.
Apabila jawatan ini diiklankan, jabatan HR atau pengurus yang bertanggungjawab untuk menyewa biasanya akan cuba untuk membina akaun soalan wawancara yang perlu menilai secara tepat pemahaman pemohon dengan keseluruhan proses, dan mengenal pasti kelemahan atau bidang yang tidak berpengalaman.
