Kadang kala ada saat dapat memvisualisasikan bagaimana sesuatu dilakukan membuatnya mudah dipahami. Proses aliran keluar proses mengenal pasti setiap langkah dalam proses dalam bentuk bertulis yang sama dengan peta. Templat aliran proses boleh membantu apabila organisasi ingin menyelaraskan aliran kerja. Carta alir membolehkan pembuat keputusan mengenal pasti setiap langkah dalam proses dan juga melihat interaksi langkah-langkah. Proses carta aliran adalah sesuatu yang boleh dicapai dalam mana-mana organisasi.
Perkara yang anda perlukan
-
Ruang mesyuarat
-
Kertas
-
Pensil
-
Papan putih dengan penanda
-
"Isikan jenis ini" nota
-
Perisian pemproses kata
-
Perisian aliran
Kumpulkan ahli pasukan di ruang pertemuan yang tenang. Ruang harus cukup besar bagi anggota pasukan untuk bergerak, cukup terpencil sehingga perbincangan tidak mempengaruhi seluruh kantor dan memiliki papan putih untuk memperlihatkan aliran proses seperti yang dibahas. Setiap ahli pasukan juga harus mempunyai kertas / pensil dan nota "hantar ia jenis".
Maklumkan kepada pasukan proses untuk menjadi carta aliran. Dapatkan pasukan sumbang saran semua langkah dalam proses. Tulis langkah-langkah di papan putih. Jangan bimbang tentang langkah-langkah awal atau terakhir - tulis saja setiap langkah dalam proses. Apabila semua langkah dalam proses disenaraikan, datanglah kepada konsensus dengan pasukan bahawa setiap langkah telah ditulis. Tulis setiap langkah ke bawah pada catatan "jawatan ia menaip" individu. Padamkan papan putih.
Tentukan langkah mana yang bermula proses. Melangkah langkah itu di papan di sebelah kiri. Tentukan langkah mana yang menamatkan proses. Tetapkan langkah itu di sebelah kanan papan. Tentukan langkah kedua dalam proses dan letakkan di sebelah kanan langkah pertama. Teruskan proses ini dengan setiap langkah sehingga semua langkah dalam proses diletakkan dalam urutan berurutan dari langkah pertama di sebelah kiri ke langkah terakhir di sebelah kanan. Proses ini selalunya akan mengambil beberapa tugasan dari kalangan anggota pasukan untuk mencapai kesepakatan.
Berikan simbol yang sesuai untuk setiap langkah dalam proses. Simbol oval digunakan pada permulaan dan akhir proses. Tulis bujur pada nota "jawatan selepas itu" pada langkah pertama dan terakhir proses. Setiap tindakan selanjutnya diambil dikenal pasti dengan persegi. Setiap keputusan dikenal pasti dengan berlian. Datanglah ke konsensus dengan setiap ahli pasukan mengenai jenis simbol yang mana pada catatan mana. Apabila selesai, lukis baris dari setiap nota ke nota seterusnya dalam proses.
Menganalisis carta aliran. Kebanyakan proses boleh dibuat lebih cekap apabila proses dapat dilihat pada carta. Semak langkah pendua atau hamparan aliran kerja yang tidak perlu seperti kelulusan pengurus atau penulisan semula yang tidak perlu.
Gunakan perisian pemprosesan perkataan atau perisian aliran carta untuk membuat salinan kekal proses aliran kerja. Simpan rajah aliran proses sebagai tempat permulaan untuk penambahbaikan aliran masa depan.
