Cara Merancang Panggilan Persidangan. Di dunia korporat, mesyuarat adalah bahagian penting komunikasi. Salah satu cara untuk mengadakan mesyuarat di mana para peserta boleh berada di pejabat yang berlainan, atau bahkan beberapa bahagian di dunia, adalah dengan menjadualkan panggilan persidangan. Walaupun panggilan persidangan boleh menjadi cara yang mudah untuk berkomunikasi, terdapat beberapa langkah yang perlu anda ambil untuk merancang satu kejayaan. Ikuti petua ini untuk merancang panggilan persidangan.
Tentukan tarikh dan masa untuk panggilan persidangan anda. Pastikan anda mengambil mana-mana peserta yang tinggal di zon waktu yang berbeza untuk memikirkan bila merancang masa.Anda tidak mahu merancang panggilan persidangan untuk masa sebelum atau selepas rakan sekerja anda biasanya berada di pejabat.
Susun nombor panggilan persidangan dari pusat persidangan syarikat anda, atau hubungi pembekal dalam talian yang memudahkan panggilan persidangan. Ini sering melibatkan penubuhan dan akaun dan membayar yuran yang kecil, tetapi itu adalah pilihan yang mudah jika syarikat anda tidak menawarkan perkhidmatan persidangan.
Sediakan permintaan mesyuarat yang memperincikan tarikh, masa dan topik yang dicadangkan. Ini perlu dihantar melalui e-mel kepada peserta panggilan persidangan beberapa minggu sebelum waktu untuk memberi mereka masa yang cukup untuk menampung panggilan persidangan anda. Pastikan untuk memasukkan arahan dail khusus dan mana-mana nombor PIN peserta perlu mengakses panggilan.
Buat agenda untuk panggilan persidangan. Agenda anda perlu meliputi apa yang anda mahukan panggilan persidangan untuk mencapai, apa yang akan dikemukakan diperlukan selepas panggilan dan yang peserta akan bertanggungjawab untuk langkah seterusnya.
Hantar agenda dan apa-apa maklumat tambahan yang perlu diperiksa para peserta beberapa hari sebelum panggilan. Anda mungkin termasuk spreadsheet atau laporan yang menyediakan latar belakang untuk topik yang anda bercadang untuk dituju.
Ikuti secara peribadi dengan mana-mana peserta yang anda belum terima pengesahan dari hari sebelum panggilan persidangan. Panggilan telefon adalah yang terbaik dalam kes ini, kerana peserta itu mungkin tidak menerima email anda dengan permintaan mesyuarat.
