Pengurus projek mengadakan mesyuarat dengan ahli pasukan projek dalaman secara kerap untuk membincangkan projek semasa. Di samping itu, pengurus projek boleh memudahkan pertemuan dengan pihak berkepentingan projek, pengurusan eksekutif dan pelanggan untuk memulakan projek dan mungkin mengadakan mesyuarat yang berterusan untuk memberikan maklumat terkini mengenai projeknya dan menjawab soalan mengenai garis masa dan belanjawan. Menyediakan untuk setiap mesyuarat projek adalah kunci dalam memanfaatkan kedua-dua masa anda dan peserta mesyuarat.
Jemput individu yang sesuai untuk mesyuarat projek. Tentukan matlamat yang anda perlukan untuk dicapai pada mesyuarat berdasarkan jemputan. Jika bertemu dengan ahli pasukan projek, anda boleh menetapkan matlamat untuk mendapatkan kemas kini status, menyelesaikan isu dalaman dan mempunyai ahli pasukan berkongsi maklumat antara satu sama lain mengenai projek itu. Jika bertemu dengan pihak berkepentingan projek, eksekutif dan pelanggan, matlamat anda adalah untuk menyediakan kemas kini penting dan menjawab soalan penting.
Sebutkan topik agenda daripada jemputan beberapa hari sebelum mesyuarat. Daripada mengelakkan bola lengkung mengejut pada mesyuarat, mintalah topik pertanyaan dan perbincangan dari mereka yang berkaitan dengan projek. Ini akan memberi anda masa untuk mempersiapkan dan menjemput orang lain yang boleh menyokong anda semasa mesyuarat. Tunggu apa jemputan yang ingin didengar dan dibincangkan mengenai projek. Sebagai contoh, jika anda tahu pelanggan ingin membincangkan bahan pemasaran, dapatkan kemas kini dari jabatan komunikasi anda dan jemput wakil kepada mesyuarat.
Buat agenda mesyuarat projek formal. Senaraikan butiran mesyuarat seperti nama mesyuarat, tarikh, masa, lokasi dan nombor panggilan persidangan di bahagian atas halaman. Senaraikan topik agenda seperti status tonggak projek; status kawasan perniagaan fungsional seperti IT, pemasaran, undang-undang dan jabatan lain yang berkaitan; belanjawan projek; langkah seterusnya; dan topik yang dicadangkan kepada anda oleh orang lain.
Hantar semua jemputan jemputan dan agenda mesyuarat elektronik. Sertakan pelan projek atau laporan status untuk mengiringi perbincangan anda mengenai status dan garis masa. Hantar jemputan sedini mungkin dan ikut serta dengan agenda dan lampiran sekurang-kurangnya satu hingga dua hari sebelum mesyuarat. Ini akan membolehkan jemputan anda menyemak dokumen dan menyediakan terlebih dahulu.
Semak logistik mesyuarat seperti tempahan bilik persidangan dan persediaan bilik beberapa hari sebelum mesyuarat anda. Uji nombor panggilan persidangan dan log masuk mesyuarat web, yang berkenaan, untuk memastikan ia berfungsi dan mudah diakses. Oleh kerana para hadirin berkemungkinan menjalankan pelbagai tugas, anda tidak mahu membuang masa seseorang dengan nombor telefon dan pautan web yang rosak.
