Mesyuarat menit kronik tindakan yang diambil semasa mesyuarat. Format ini mengikut Peraturan Perintah Robert dan digunakan untuk segala-galanya dari mesyuarat kelab dan perniagaan untuk mesyuarat kerajaan. Untuk mesyuarat HOA tahunan (Persatuan Pemilik Rumah), minit memberi rekod keputusan dan tindakan lembaga HOA. Dengan mengambil nota dan merakamkan mesyuarat, setiausaha lembaga boleh merekod dengan tepat pada minit-minit selepas mesyuarat itu. Pendapat mesti dibiarkan keluar dari minit untuk memastikan dokumen itu ringkas dan objektif.
Gunakan agenda mesyuarat untuk membuat garis besar topik pertemuan. Senaraikan topik dan ruang kosong untuk nota anda.
Ambil perhatian pada mesyuarat mengenai kehadiran, usul, keputusan dan topik yang dibincangkan semasa mesyuarat. Perhatikan siapa yang berkata supaya anda boleh atribut dengan betul. Anda boleh menggunakan perakam suara untuk mengelakkan apa-apa yang hilang. Nota anda harus meringkaskan perbincangan. Tuliskan masa dan tarikh mesyuarat dan masa akhir mesyuarat.
Taip minit dengan bermula dengan nama HOA dan nama mesyuarat. Senaraikan siapa yang hadir dan yang tidak hadir. Tunjukkan ahli lembaga oleh tajuk dan nama. Catat masa dan tarikh mesyuarat.
Senaraikan topik supaya mereka dibincangkan dan masukkan sebarang usul, undi dan keputusan yang dibuat untuk setiap topik. Senaraikan sebarang fakta yang dibentangkan, meninggalkan pendapat dan sangkaan.
Lampirkan apa-apa laporan yang dibentangkan pada mesyuarat itu. Senaraikan bahawa mereka telah dibentangkan dalam beberapa minit.
Perkara yang anda perlukan
-
Notebook
-
Pensil
-
Perakam suara (pilihan)
-
Komputer
-
Agenda mesyuarat
