Peranan pusat jabatan pembelian adalah untuk mendapatkan bekalan atau barangan yang digunakan dalam operasi perniagaan. Dalam melaksanakan peranan ini, matlamatnya termasuk membina dan mengekalkan hubungan pembekal teras, mendapatkan nilai terbaik pada barang dan menyelaraskan semua aktiviti dokumentasi yang relevan dengan tepat dan cekap.
Membina dan Mengekalkan Hubungan Pembekal
Dari segi sejarah, membeli sebahagian besarnya memberi tumpuan kepada meminta tawaran dengan matlamat untuk mendapatkan kos terendah. Walau bagaimanapun, organisasi Utah Health Care mencatatkan dalam dasar perolehannya bahawa, pada masa penerbitan, proses pembandingan kompetitif hanya digunakan sebagaimana perlu. Sebaliknya, banyak syarikat bergantung kepada pembelian jabatan untuk mengenal pasti pembekal yang berpotensi, berinteraksi dengan mereka dan membangun hubungan yang aman dengan pembekal yang terbaik. Pendekatan perhubungan ini menguatkan matlamat bersama pembekal dan pembeli dan membolehkan fleksibiliti atau penyesuaian meningkat apabila halangan menghalang aliran semula jadi logistik dan pengedaran.
Mendapatkan Nilai Terbaik pada Barangan
Berhubungan dengan fokus pada mengekalkan hubungan pembekal adalah matlamat untuk mendapatkan nilai terbaik pada barangan. "Nilai terbaik" melibatkan keseimbangan untuk mendapatkan harga yang berpatutan dan produk berkualiti. Misalnya, penjual reseller memerlukan harga yang baik untuk membuat keuntungan, tetapi ia juga memerlukan barangan berkualiti tinggi untuk menarik pembeli. Oleh itu, jabatan pembelian perlu membandingkan harga harga pembekal yang berbeza dengan kualiti penyelesaian mereka. University of Akron menunjukkan dalam manual perolehannya bahawa jabatan beli terpusatnya bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian di semua jabatan organisasi.
Menyelaraskan Dokumentasi Yang Relevan
Proses pembelian sememangnya melibatkan banyak dokumen dan dokumentasi. Organisasi Universiti Kesihatan Utah menyatakan bahawa peranan jabatan pembelian adalah untuk mengekalkan fail kontrak pada semua hubungan pembekal aktif, contohnya. Aktiviti pembelian juga berkaitan dengan perakaunan dalam organisasi yang menggunakan program perisian sumber daya perusahaan, yang membolehkan aktiviti perakaunan dikaitkan secara langsung dengan pesanan beli yang sedia ada dan pembayaran akaun. Dalam sesetengah kes, proses itu automatik. Oleh itu, ketepatan dalam memasukkan pesanan pembelian dan butiran transaksi adalah sama pentingnya dengan jabatan pembelian kerana ia adalah untuk jabatan perakaunan.
