Permintaan untuk Cadangan, juga dikenali sebagai RFP, adalah dokumen yang anda buat apabila anda perlu mendapatkan barang atau perkhidmatan baru untuk perniagaan anda. RFP menguraikan keperluan spesifik anda kepada vendor yang berpotensi dan mengundang mereka untuk mengemukakan tawaran untuk anda semak, membolehkan anda memilih vendor yang dapat memberikan tahap perkhidmatan terbaik untuk perniagaan anda dalam anggaran yang anda izinkan. Walaupun tidak ada format standard untuk menulis RFP, arahan langkah demi langkah ini akan membantu anda membuat RFP yang berkesan dan jelas untuk sebarang keperluan perniagaan.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer dengan program pemprosesan perkataan
-
Pencetak (untuk mel)
-
Kertas (untuk penghantaran)
-
Sampul surat / pos (untuk penghantaran)
-
Akses Internet (untuk e-mel)
Tentukan keperluan anda. Anda mahu meluangkan sedikit masa untuk menentukan apa yang anda minta dan berapa banyak yang anda sanggup bayar untuknya. RFP akan merangkumi kedua-dua keperluan "keperluan untuk anda" yang diperlukan (dan keperluan anda) dan "baik-untuk-orang" anda (keperluan anda), tetapi pastikan anda mengenal pasti apa vendor mesti membekalkan atau menyediakan untuk mendapatkan perniagaan anda. Ini adalah sekeping proses penting-jika anda tidak dapat menentukan keperluan anda dengan jelas, anda tidak akan mendapatkan cadangan yang memenuhi keperluan tersebut.
Buat rancangan garis besar. Sekali lagi, semasa tidak ada peraturan yang keras dan cepat untuk menyusun RFP, berikan maklumat yang paling tepat dan spesifik yang anda boleh. Sekurang-kurangnya, anda mungkin akan mendapati diri anda menggunakan tajuk bahagian yang termasuk pengenalan (bukan hanya pengenalan kepada syarikat anda, tetapi untuk projek / keperluan dan bagaimana anda ingin melihat keperluan ini ditangani), keperluan (yang "telah "untuk kriteria pemilihan yang anda akan gunakan untuk menentukan siapa yang akan anda berikan tawaran, anggaran (berapa banyak yang anda sanggup belanja), dan tempoh masa (seberapa cepat anda memerlukannya). Anda mungkin mendapati bahawa anda akan menambah atau tolak bahagian, seperti yang diperlukan untuk RFP tertentu anda, atau menambah subseksyen untuk maklumat tambahan yang perlu diketahui oleh vendor sebelum pembida.
Daging keluar seksyen keperluan anda. Ini biasanya bahagian terpanjang dan yang memerlukan perhatian yang paling. Pastikan anda menjelaskan apa yang anda perlukan, bukan bagaimana anda perlu melakukannya-melainkan proses itu adalah bahagian khusus dan penting projek. Juga, gunakan kata-kata yang jelas untuk membezakan antara "anda harus mempunyai" (menggunakan akan, mesti, dan diperlukan) dan "baik-untuk-mempunyai" (mungkin, boleh, dan pilihan).
Tulis RFP anda. Anda boleh mencari dalam talian untuk RFP sampel jika anda mempunyai blok penulis.
Semakan semula dan proofread RFP anda. Dalam sesetengah industri, titik perpuluhan yang tidak dijangka dapat membuat perbezaan yang besar.
Mengedarkan RFP anda. Anda boleh mel atau e-mel ke vendor yang berpotensi yang anda kenal, atau menjadikannya tersedia dengan cara lain, seperti meletakkannya di laman web syarikat anda.
Pilih tawaran menang anda.
Petua
-
Sediakan RFP anda 8 - 10 minggu sebelum anda memerlukan projek atau perkhidmatan. Ini membolehkan masa untuk menyaring dan membuat keputusan terbaik.
Tentukan terlebih dahulu apa kriteria pemilihan yang akan anda gunakan untuk menentukan tawaran yang menang. Semua syarikat mempunyai kekuatan berbeza dan akan menyesuaikan cadangan mereka untuk bermain dengan kekuatan tersebut. Adakah anda mencari harga terbaik, vendor yang paling berpengalaman, atau masa pemulihan yang paling pantas?
Anda boleh menghendaki penjual untuk menyediakan cadangan mereka dalam cara atau format tertentu, tetapi memberitahu mereka keperluan ini dalam RFP.
Amaran
Penjual biasanya membayar untuk menyediakan proposal / bida mereka sendiri sebagai amalan biasa di kebanyakan industri. Walau bagaimanapun, anda mungkin mahu mengeja dengan jelas dalam RFP anda.
