Setiap permintaan untuk proposal harus termasuk surat sampul, walaupun tawaran Anda mengandungi ringkasan eksekutif. Setiap orang mempunyai tujuan yang berbeza, dan mereka bekerja sama bukan sahaja untuk membuat kesan yang baik, tetapi juga untuk membuktikan anda memahami kedua-dua klien dan keperluan pekerjaan. Walau bagaimanapun, kerana surat lamaran harus menunjukkan kepada anda memahami keperluan utama pelanggan tanpa menjadi cadangan mini, sesetengah orang mendapati ia lebih sukar untuk ditulis.
Tetapkan Nada Tepat
Perhubungan anda dengan bakal pelanggan, dan kadangkala arahan dalam kit RFP, menentukan sama ada surat itu perlu mengambil nada rasmi atau peribadi. Selagi anda jujur dan ikhlas, surat peribadi yang anda puji dan berterima kasih kepada pelanggan sering adalah yang paling berkesan. Contohnya, masukkan kenyataan seperti "Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih atas semua bantuan anda" dan "bantuan dan bimbingan anda terbukti tidak ternilai" dalam badan surat itu.
Format dan Gaya
Menggunakan alat tulis huruf dan format surat perniagaan, bahagikan surat itu kepada tiga bahagian: pengenalan, badan dan perenggan penutup ringkas. Gunakan fon serif, seperti Garamond, Georgia atau Times New Roman, kerana banyak orang mencari fon serif lebih mudah dibaca. Hadkan surat lamaran anda kepada tidak lebih dari satu atau dua muka surat.
Pembukaan
Buka surat lamaran dengan pernyataan pembukaan ringkas yang berkaitan seperti "Diisi adalah cadangan yang saya janjikan kepada anda" atau "Saya suka bercakap dengan anda tentang projek cadangan anda." Ikutilah ini dengan perenggan di mana anda berkomunikasi dengan penuh pemahaman dengan menyatakan semula spesifik keperluan memandu RFP. Beritahu pembaca sama ada cadangan itu termasuk sebarang lampiran, dan jika ia, menyerlahkan secara ringkas kandungannya, dan selesaikan pengenalan dengan menentukan jangka masa bahawa sebut harga adalah sah.
Badan
Termasuk sebarang maklumat yang diperlukan, seperti sejarah perniagaan anda, kelayakan atau rujukan yang RFP boleh meminta di dalam badan surat itu. Tumpukan baki surat pada menangani sehingga empat keperluan pelanggan utama. Contohnya, gunakan mata peluru untuk merumuskan bagaimana produk atau perkhidmatan anda akan memenuhi keperluan paling penting klien. Kemudian, berkembang pada setiap titik peluru dalam perenggan yang selebihnya.
The Close
Dalam perenggan penutupan, pastikan anda memberikan maklumat lengkap untuk orang yang menghubungi orang, termasuk nama, tajuk, alamat, nombor telefon, nombor faks dan alamat e-mel. Sertakan "langkah seterusnya" atau tindakan seruan, seperti "Saya akan menghubungi anda kemudian minggu ini untuk menjawab apa-apa soalan yang anda ada" atau "Saya akan menghubungi anda minggu depan untuk membincangkan cadangan ini" Selesai dengan ekspresi sopan dan nama dan tajuk anda.
