Apakah Fungsi Surat Perniagaan?

Kamus Webster mendefinisikan surat sebagai mesej bertulis atau bercetak kepada individu atau kumpulan, yang biasanya dihantar melalui pos. Sudah tentu, dalam zaman elektronik kita, banyak surat dihantar melalui e-mel, sama ada dalam badan e-mel atau sebagai lampiran. Trend ini walaupun, surat perniagaan terus mempunyai fungsi tradisional. Oleh itu, sangat penting bahawa mereka yang berada dalam dunia perniagaan tahu fungsi ini untuk membuat kesan yang betul dengan rakan perniagaan.

Jualan

Walaupun trend untuk menjalankan perniagaan secara elektronik, "surat jualan tradisional tetap menjadi alat penting dalam perniagaan moden," kata Kenneth Zimmer, Profesor Emeritus di Sekolah Perniagaan dan Ekonomi di California State University dan Sue C. Camp, Profesor Madya di Gardner-Webb College's Broyhill School of Management. Lebih-lebih lagi, Zimmer dan Camp mengekalkan bahawa kebanyakan surat perniagaan sebenarnya adalah surat jualan kerana tujuannya adalah mempromosikan penjualan barang atau perkhidmatan kepada penerima. Terdapat lima objektif utama surat jualan:

1. Untuk menarik perhatian penerima.
2. Untuk mewujudkan hubungan mesra dengan penerima.
3. Untuk merayu kepada motif pembelian penerima.
4. Untuk memujuk penerima untuk mengambil tindakan.
5. Memberi peluang kepada penerima untuk mengambil tindakan.

Perhubungan Awam

Matlamat mana-mana usaha perhubungan awam adalah untuk mempengaruhi kepercayaan, sikap atau tindakan penonton yang disasarkan. Demikianlah dengan surat hubungan masyarakat, jelaskan Melvin L. DeFleur dan Everette E. Dennis, pengarang "Memahami Komunikasi Massa: Perspektif Kesenian Liberal." Tujuan utama surat PR adalah untuk mempengaruhi secara positif kesan penonton perusahaan atau organisasi.

Beberapa contoh surat perhubungan awam adalah mereka yang berusaha mencapai matlamat berikut:

1. Menggalakkan perniagaan baru.
2. Jemput pelanggan untuk membuka akaun caj.
3. Terima pelanggan untuk perniagaan mereka.
4. Selamat datang pelanggan berpotensi kepada komuniti.
5. Mengumumkan jualan atau perkhidmatan khas.
6. Menawarkan insentif untuk menggunakan perkhidmatan syarikat.

Permintaan dan Maklum Balas

Surat perniagaan yang paling rutin sama ada membuat permintaan atau menanggapi satu, keadaan Zimmer dan Camp. Contoh surat permintaan termasuk menempah ruang mesyuarat, meminta petikan harga, meminta penyata bil, dan membuat janji temu. Walau bagaimanapun, Zimmer dan Camp menasihati bahawa surat rutin ini "tidak boleh dirawat secara rutin." Oleh itu, anda harus mematuhi garis panduan tertentu sama ada menyerahkan permintaan atau menanggapi satu:

1. Menyediakan maklumat lengkap.
2. Jangan buat permintaan yang tidak masuk akal.
3. Menjadi tepat dan tepat.
4. Jangan sekali-kali menjadi tidak sopan.

Tuntutan dan Pelarasan

Pelanggan kadang-kadang mengadu tentang perkhidmatan atau produk yang rosak. Apabila keadaan sedemikian timbul, perniagaan mesti bertindak balas dengan berunding dengan pelanggan untuk membuat penyelarasan. Di samping itu, perniagaan juga menulis surat tuntutan, seperti apabila pembekal gagal menghantar produk yang betul atau tidak menghantarnya sama sekali. Walau bagaimanapun, Zimmer dan Camp mengatakan bahawa sama ada bertindak balas terhadap atau mengemukakan tuntutan atau pelarasan, anda harus mematuhi peraturan berikut:

1. Pastikan anda mempunyai semua fakta.
2. Jadilah tepat dan lengkap apabila menjelaskan tuntutan itu.
3. Elakkan bersikap menuduh, mengancam atau menuntut..
4. Bersikap sopan.
5. Cadangkan penyelesaian yang munasabah yang sesuai dengan semua pihak yang berkenaan.

Komunikasi Sosial

Memberi tahniah kepada para pekerja perniagaan pada majlis-majlis khas adalah "ihsan dan tradisi bersama," tulis Zimmer dan Camp. Majikan juga harus menghantar surat ucapan takziah apabila sekutu mengalami kerugian atau tragedi, bertindak segera kepada jemputan rasmi, mengiktiraf persaraan dan mengucapkan terima kasih atas hadiah, perhotelan atau rawatan khusus. Tidak mengakui keadaan sedemikian menggambarkan syarikat itu dalam cahaya yang tidak baik.

Pastikan anda memformatkan huruf dengan betul:

1. Gunakan kepala surat syarikat.
2. Selaraskan tarikh surat-menyurat di sebelah kanan halaman.
3. Letakkan nama penerima, tajuk rasmi dan alamat di bahagian bawah halaman, diselaraskan ke kiri.
4. Ikuti salam dengan koma, bukan kolon, contohnya: Dear Mr. Jones,
5. Ruang dua kali antara salam dan perenggan pertama surat dan antara setiap perenggan. Walau bagaimanapun, ruang tunggal badan setiap perenggan.
6. Jangan masukkan inis rujukan, notasi salinan, dan lain-lain