Pengurusan projek secara meluas merujuk kepada proses dan aktiviti berkaitan merancang, menganjurkan dan mengawal sumber untuk mencapai matlamat tertentu. Projek biasanya dikekang oleh faktor-faktor seperti skop, anggaran dan masa, yang memerlukan fungsi pengurusan projek untuk mengoptimumkan peruntukan sumber dan mengintegrasikannya dengan betul untuk mengatasi kekangan-kekangan ini dan memenuhi objektif yang telah ditetapkan. Mengurus aktiviti projek dapat dilihat sebagai urutan langkah yang perlu diselesaikan, selaras dengan lima fasa yang menentukan kitaran hayat projek.
Inisiasi
Inisiasi projek memulakan kitaran hayat projek dan melibatkan pemasangan pasukan yang diketuai oleh pengurus projek dan memberikan gambaran keseluruhan projek. Gambaran keseluruhannya biasanya termasuk menentukan sebab untuk projek, matlamat perniagaan dan strategi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Di samping itu, satu skop awal, cadangan belanjawan, pencapaian dan tarikh penyempurnaan diberikan. Fasa ini biasanya melibatkan pengurus kanan yang membuat kes perniagaan untuk projek itu berdasarkan kajian kemungkinan dan membangunkan piagam projek yang menentukan visi, skop, jangkaan dan pelan pelaksanaan projek.
Perancangan
Perancangan memerlukan pencatatan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan projek dan menyediakan tarikh siap tugas yang realistik. Fasa perancangan sering melibatkan membuat rancangan pengurusan projek untuk membimbing pasukan. PMP memberikan butiran terperinci tentang kemahiran yang diperlukan, penilaian risiko, sumber bukan buruh dan tonggak untuk setiap tugas. Ia mengenal pasti pihak berkepentingan dan mentakrifkan kriteria yang diperlukan untuk berjaya menyelesaikan setiap tugas - bagaimana dan bila aktiviti akan dilaksanakan, prosedur yang perlu diikuti, frekuensi pelaporan dan saluran komunikasi.
Pelaksanaan
Semasa fasa pelaksanaan, penyelesaian yang dirancang dilaksanakan untuk memenuhi keperluan projek. Pasukan projek dan sumber yang diperlukan dikumpulkan dan digunakan untuk menghasilkan output projek yang diinginkan. Ini fasa iteratif yang melibatkan penyelesaian masalah, pengujian dan ulasan untuk memenuhi keperluan produk tertentu. Pengurus projek mengawasi peruntukan sumber yang betul untuk memastikan projek itu mengikut jadual. Beliau juga mengekalkan komunikasi dengan pihak berkepentingan dalaman dan luaran - ahli pasukan projek, pengurusan eksekutif dan vendor - untuk membincangkan status projek.
Kawalan
Fasa kawalan melibatkan ujian dan pemantauan projek untuk memastikan kerja yang dilaksanakan mematuhi pelan tersebut dan memenuhi jangkaan pihak berkepentingan. Objektifnya ialah penerimaan projek oleh pelanggan. Keputusan projek sentiasa dipantau dan jika terdapat penyimpangan atau permintaan klien perubahan tertentu, data akan diberikan kembali kepada proses pelaksanaan sehingga tindakan pembetulan diambil. Fasa ini siap apabila output - output akhir projek - diluluskan oleh pelanggan kerana telah memenuhi piawaian kualiti yang ditetapkan dalam pelan.
Penutupan
Fasa penutupan biasanya melibatkan mendokumentasikan projek - suatu proses yang bermula apabila hasil yang dikeluarkan oleh kontraktor dan diterima secara formal oleh klien. Semua bahan berkaitan diserahkan, termasuk dokumentasi projek, manual dan kod sumber. Semua dokumen pentadbiran kontrak selesai, ditandakan dengan dokumen penerimaan kontrak yang ditandatangani. Laporan tinjauan projek formal yang mengenal pasti dan menilai tahap kejayaan projek serta kajian kritikal terhadap pengajaran yang dipelajari juga diberikan kepada pelanggan.
