Ia kadang-kadang sukar untuk mengenakan perintah dan disiplin pada mesyuarat persatuan kondominium. Terutama jika ada perbelanjaan utama atau perubahan peraturan sedang dibincangkan, anda mungkin menghadapi banyak pandangan yang berbeza dan tidak ada konsensus yang nyata dalam perjalanan ke depan. Adalah penting untuk mematuhi prosedur mesyuarat yang sepatutnya agar semua orang dapat didengar dan keputusan dapat dibuat dengan berkesan. Anda juga harus membaca peraturan negeri anda mengenai persatuan kondominium, dan pastikan anda mematuhi prosedur undang-undang mengenai kelakuan mesyuarat.
Menggalakkan agenda agenda untuk perbincangan dari semua ahli lembaga, untuk memastikan semua isu-isu tertunggak sedang ditangani.
Tulis dan edarkan agenda dengan baik sebelum mesyuarat, bersama-sama dengan minit mesyuarat sebelumnya. Ia boleh menjadi yang paling berkesan jika anda mempunyai alamat e-mel bagi setiap pemilik untuk memastikan pengedaran yang cekap. Agenda harus jelaskan waktu dan tempat mesyuarat dan apa yang akan dibincangkan. Ia harus mengandungi usul yang jelas mengenai perniagaan substantif.
Pastikan anda mempunyai setiausaha untuk mengambil minit yang tepat pada mesyuarat. Dengan cara ini, tindakan yang diluluskan pada mesyuarat akan direkod dengan betul dan boleh dijalankan.
Berikan masa yang singkat pada permulaan mesyuarat untuk bersosial, dan dapatkan minuman kopi atau minuman lain di tangan. Ini membolehkan pemilik bergaul dan mewujudkan suasana yang lebih koperasi dan mesra.
Bawalah mesyuarat untuk memerintahkan dengan perisytiharan bahawa perniagaan formal akan bermula sekarang. Pastikan anda mempunyai perhatian semua orang sebelum meneruskan perniagaan di tangan.
Meluluskan minit mesyuarat sebelumnya, sama ada dengan atau dengan apa-apa pindaan yang diterima oleh ahli-ahli.
Hadir sebarang laporan pegawai yang diperlukan, untuk memaklumkan kepada pemilik apa-apa tindakan yang diambil bagi pihak mereka sejak mesyuarat terakhir.
Pindah ke item perniagaan pertama. Nyatakan gerakan dan minta perbincangan. Ahli hendaklah diiktiraf oleh kerusi sebelum bercakap. Sistem ini memastikan perbincangan tidak merosot menjadi bebas-untuk-semua yang tidak produktif, yang boleh berlaku jika emosi berjalan tinggi mengenai isu kondominium tertentu.
Gerakkan gerak, sama seperti yang dinyatakan pertama atau yang dipinda oleh perbincangan, dan kemudian mengundi.
Memastikan setiausaha mesyuarat menyatakan nota-nota gerakan yang tepat dan hasil undian sebelum bergerak. Gerakan ini kemudian akan membimbing tindakan seterusnya persatuan mengenai isu tertentu itu.
Bekerja melalui setiap perkara perniagaan dengan cara ini.
