Menulis laporan projek boleh menjadi tugas yang menakutkan jika anda tidak memulakan dengan rancangan organisasi. Laporan projek biasanya mengandungi unsur-unsur asas yang sama yang memberikan pembaca maklumat mengenai matlamat, pelan, anggaran dan hasil projek. Dengan menggunakan beberapa teknik penulisan laporan asas, anda boleh membuat dokumen projek yang berkesan yang menunjukkan rakan-rakan anda dianjurkan dan dapat menyampaikan maklumat penting.
Tentukan jenis laporan projek yang akan anda tulis. Laporan projek umum termasuk cadangan, skop cadangan kerja, kemas kini status, analisis varians dan ulasan dan cadangan akhir. Ini akan membantu anda menyampaikan maklumat yang tepat kepada ahli pasukan, penyelia atau pihak berkepentingan lain.
Tulis garis besar untuk laporan anda. Termasuk halaman sampul, halaman kandungan, ringkasan eksekutif, badan utama dan lampiran. Tentukan kategori maklumat yang akan anda hadapi. Bergantung pada jenis laporan yang anda tulis, ini boleh termasuk matlamat, metodologi projek, kakitangan, sumber yang diperlukan, tempoh, penanda aras kejayaan, belanjawan, variasi, penghantaran, tarikh akhir, hasil dan cadangan.
Kumpulkan maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap bahagian. Ini mungkin memerlukan mengadakan wawancara dengan orang yang meminta projek itu, ahli kakitangan yang bekerja pada projek dan pihak berkepentingan yang menjadi sasaran projek tersebut, seperti pelanggan, pekerja dalaman atau vendor dan pembekal. Dapatkan data sejarah, seperti jumlah jualan terdahulu, belanjawan, tahap penyertaan dan data demografi.
Tulis draf pertama ringkasan eksekutif, yang merupakan ringkasan ringkas laporan. Ini sepatutnya merangkumi sebab pembaca mendapat laporan, sorotan dasar laporan dan cadangan. Jangan masukkan butir-butir yang lebih baik dalam ringkasan eksekutif, yang selalunya gambaran umum setengah halaman. Berikan butiran dan sokongan dalam badan laporan projek.
Tulis setiap bahagian laporan menggunakan data dan wawancara anda. Atur seksyen menggunakan urutan logik. Contohnya, jangan bermula dengan belanjawan sehingga anda menjelaskan komponen yang diperlukan untuk projek itu. Ini akan membolehkan anda mengelakkan daripada menjelaskan setiap perbelanjaan dan mengapa ia diperlukan dua kali. Jangan tuliskan nama kakitangan yang bekerja pada projek sehingga anda telah menyenaraikan komponen projek. Untuk bahagian varians, masukkan hasil terkecuali asal dan kemudian hasil sebenar.
Selesaikan laporan dengan ringkasan dan cadangan berdasarkan penemuan anda. Gunakan data untuk menyokong kesimpulan dan cadangan anda. Rujuk pembaca kepada lampiran kertas anda, yang akan merangkumi maklumat sokongan terperinci, seperti penggambaran terperinci, graf, carta dan data teknikal yang lain.
Semak ringkasan eksekutif anda untuk menentukan apakah mana-mana penjelasan awal anda harus diubah berdasarkan maklumat yang anda temukan ketika menulis laporan anda. Tulis versi terakhir ringkasan eksekutif.
Menyusun maklumat dalam lampiran anda dan letakkannya dalam susunan maklumat yang muncul dalam laporan anda. Kembali ke laporan anda dan masukkan nota kaki atau nombor halaman untuk membimbing pembaca ke maklumat lampiran.
