Laporan pengurusan projek menyediakan kemas kini kemajuan pada projek tertentu. Mereka biasanya ditulis di tonggak projek, tetapi boleh diminta oleh klien atau penyelia pada bila-bila masa. Laporan pengurusan projek adalah penting kerana mereka membenarkan pengurus projek menilai kemajuan dengan membandingkannya dengan rancangan asal. Ini membolehkan pengurus untuk berkomunikasi dan menjelaskan apa-apa perubahan, penangguhan, masalah dan positif kepada semua pemegang kepentingan. Laporan pengurusan projek tidak perlu panjang, tetapi harus menangani semua aspek projek.
Sediakan maklumat pengenalpastian projek: nama projek, nombor projek (jika ada), nama pelanggan, hubungi orang jika pelanggan adalah perniagaan atau organisasi, tarikh mula projek dan alamat di mana projek sedang dilaksanakan, jika berkenaan. Juga nyatakan nama pengurus projek (PM), nama orang yang menulis laporan jika penulis adalah seseorang selain PM, dan tarikh laporannya ditulis.
Senaraikan nama semua pihak yang mana laporan pengurusan projek akan diedarkan. Termasuk semua kontraktor, pekerja, penyelia atau kenalan pelanggan yang akan menerima salinan laporan tersebut. Sertakan "Fail" di bahagian bawah senarai untuk menunjukkan bahawa salinan laporan telah dimasukkan ke dalam fail projek.
Menilai skop projek semasa berbanding skop projek asal. Perhatikan apa-apa perubahan yang telah dibuat dan masukkan kedua-dua nama pihak yang meminta perubahan dan nama pihak yang meluluskan perubahan itu.
Menilai garis masa projek semasa terhadap garis masa yang dirancang. Jelaskan sebarang kelewatan atau keuntungan dan nyatakan bagaimana ia akan menjejaskan garis masa keseluruhan. Nyatakan sama ada kelewatan kini diselesaikan atau belum diselesaikan. Untuk penangguhan yang tidak dapat diselesaikan, terangkan rencana untuk mengatasi masalah ini dan nyatakan apabila anda menjangka masalah itu dapat diselesaikan. Sekiranya tarikh penyempurnaan telah berubah, sediakan tarikh penyelesaian yang baru.
Bandingkan belanjawan semasa ke belanjawan asal. Pertimbangkan kedua-dua kos (jumlah vendor membayar buruh dan bahan untuk menyelesaikan projek) dan harga (apa yang akan dibayar pelanggan apabila selesai projek). Ingatlah untuk memasukkan perubahan dalam kos atau harga yang disebabkan oleh perubahan skop. Lampirkan anggaran projek yang dikemas kini jika berkenaan.
Bandingkan persekitaran risiko semasa ke bentuk penilaian risiko asal. Nyatakan risiko yang telah dihapuskan dan masih ada. Senaraikan sebarang risiko baru yang telah timbul bersama dengan potensi anggaran dan implikasi masa mereka. Menawarkan pelan untuk mengelakkan atau menanggapi risiko baru.
Tandatangani dokumen. Jika dokumen itu adalah lebih daripada satu halaman, mulakan setiap halaman. Sesetengah prosedur syarikat juga memerlukan penyelia dan / atau klien menandatangani semua laporan pengurusan projek.
Petua
-
Jangan lupa untuk menyertakan berita baik! Termasuk semua penjimatan kos dan masa dalam laporan.
Dokumen sebarang kesilapan pembekal yang menjejaskan garis masa atau belanjawan. Anda mungkin dapat membelikan pembekal caj untuk kehilangan masa atau wang.
