Walaupun dengan telefon dan Internet, kadang-kadang perlu untuk menghantar surat lama untuk tujuan perniagaan. Mengemas kini rekod akaun perniagaan anda dengan surat adalah berkesan, kerana huruf kurang berkemungkinan dilupakan (seperti panggilan telefon) dan kurang cenderung diabaikan (seperti e-mel). Mereka juga menyediakan jejak kertas yang berguna. Jika anda perlu mengemas kini rekod anda dengan surat, ikuti beberapa petua untuk memastikan anda merangkumi semua pangkalan anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Mesin pencetak
-
Kertas
-
Copier
-
Sampul surat
-
Setem
Alamat surat ke jabatan yang sesuai untuk memastikan individu yang betul menerima maklumat terkini anda. Sebagai contoh, jika anda menukar nombor buku cek atau kad debit anda, alamat surat anda ke jabatan yang perlu bayar akaun. Jika anda menukar alamat anda, alamat surat anda ke "rekod pelanggan." Jika anda tidak pasti jabatan mana yang harus mengendalikan permintaan anda, hubungi syarikat itu dan tanya sebelum mengatasi surat anda, atau cari maklumat di laman web syarikat.
Sertakan tarikh di bahagian atas surat, baik untuk rekod syarikat dan rekod peribadi anda sendiri. Sebagai contoh, jika anda meminta perkhidmatan anda dibatalkan atau dikecilkan pada tarikh tertentu, dan syarikat tidak memproses permintaan anda tepat pada masanya, anda mempunyai alasan untuk tidak membayar kerana anda mempunyai salinan permintaan bertarikh anda.
Sertakan nombor akaun anda. Ini akan membantu orang yang memproses permintaan anda mencari akaun anda dan memenuhi permintaan anda dengan lebih cepat.
Sertakan maklumat lama anda. Sebagai contoh, jika anda bergerak atau menukar nombor telefon anda, nyatakan dalam huruf, "ini adalah alamat lama saya" atau "ini adalah nombor telefon lama saya." Syarikat mungkin memerlukan maklumat ini untuk menarik akaun anda untuk mengemas kini rekod anda.
Sertakan maklumat baru anda. Nyatakan di dalam surat itu, "ini adalah alamat baru saya" atau "ini nombor telefon saya yang baru." Anda mungkin ingin memasukkan maklumat terkini anda dalam cetak tebal atau font yang lebih besar supaya orang yang memproses permintaan anda akan mempunyai masa yang mudah mencari maklumat tersebut.
Minta surat balasan balas. Mintalah agar anda dihantar satu surat dengan balasan memberitahu anda bahawa maklumat anda telah dikemas kini. Apabila anda menerima surat pengesahan anda, simpannya di tempat yang selamat untuk rekod anda.
Buat salinan surat itu sebelum anda menghantarnya, sekiranya anda perlu menghantar semula atau merujuknya pada tarikh yang akan datang.
