Merancang konvensyen yang berjaya memerlukan mengetahui matlamat strategik besar organisasi organisasi sebelum memulakan kerja logistik asas. Dengan menggunakan matlamat strategik anda, anda boleh merancang secara berkesan cara menarik minat peserta yang anda mahukan, memilih tempat yang betul, memilih penceramah terbaik dan membangunkan kemudahan dan aktiviti yang paling menarik.
Tentukan Matlamat Strategik Anda
Matlamat organisasi untuk konvensyen tidak selalunya sama dengan matlamat peserta konvensyen. Ketahui sebab organisasi untuk menganjurkan konvensyen. Ia mungkin untuk menarik dan mengekalkan ahli, menjana keuntungan, menyediakan ahli lembaga dan jawatankuasa dengan bercuti atau menjana publisiti media untuk organisasi.
Tetapkan Pelan Taktikal Anda
Sebaik sahaja anda tahu matlamat strategik anda, tetapkan objektif taktikal anda untuk mencapai mereka. Ini termasuk memilih seminar dan penceramah untuk menarik jenis peserta tertentu, mempunyai pameran perdagangan yang menghasilkan pendapatan, menambahkan aktiviti pasangan untuk meningkatkan kehadiran, menganjurkan fungsi sosial seperti kejohanan golf atau pelayaran sungai, mengadakan jamuan anugerah atau mengadakan undian tahunan keahliannya. Pelan pemasaran anda harus termasuk strategi pengiklanan, perhubungan awam, promosi dan media sosial untuk mempromosikan konvensyen.
Rancang Anggaran
Tentukan matlamat kewangan organisasi untuk konvensyen itu, dan semak nombor anda. Anda mungkin terhad kepada belanjawan tertentu jika konvensyen itu adalah perbelanjaan. Organisasi mungkin mempunyai sasaran keuntungan, atau anda mungkin dibenarkan berbelanja berdasarkan pendapatan yang diharapkan. Buat unjuran berdasarkan hasil pendaftaran dan penajaan yang optimis dan konservatif.
Gariskan Agenda Anda
Seterusnya, rancang agenda acara anda. Pilih tarikh, tempat dan aktiviti anda. Banyak konvensyen mempunyai tema yang menerangkan tujuan keseluruhan acara dan membantu menarik peserta. Anda mungkin perlu meminta input pada tarikh dan lokasi berpotensi dari lembaga atau peserta anda dan melakukan lawatan tapak ke beberapa tempat sebelum anda memilihnya. Semak maklumat mengenai konvensyen terdahulu untuk mengetahui tentang tempat, kehadiran, prestasi kewangan dan peserta serta menaja maklum balas. Buat kalendar yang bermula dengan pendaftaran masuk dan garis besar jadual setiap hari.
Keperluan Logistik Penyelidikan
Mulakan menghubungi venue, pembesar suara, katerer, pilihan hiburan, syarikat audiovisual, pencetak dan syarikat perjalanan. Tentukan cara mengendalikan pemasaran, pendaftaran, tajaan, lencana, daftar masuk, gerai pameran perdagangan, beg hadiah, buku program dan laman web. Hantar permintaan cadangan untuk vendor luar seperti resort, katering, padang golf dan agensi pelancongan. Menyusun bersama senarai vendor yang anda mahukan dan kos.
Tulis Cadangan
Sediakan dokumen yang menunjukkan pasukan anda atau pasukan konvensyen rancangan anda untuk konvensyen itu. Sertakan pemahaman anda tentang matlamat organisasi dan bagaimana anda bercadang untuk memenuhi matlamat tersebut. Menyediakan agenda acara dengan jadual harian terperinci. Hadirkan belanjawan lengkap. Terangkan mengapa anda memilih tema, lokasi, topik seminar, penceramah dan aktiviti sosial. Jelaskan anggaran kehadiran, perbelanjaan dan pendapatan anda berdasarkan penyelidikan anda.
