Mesyuarat Jawatankuasa memainkan peranan penting dalam menjalankan perniagaan bukan untung dan keuntungan untung. Walaupun sesetengah jawatankuasa beroperasi secara tidak rasmi, dengan mesyuarat para anggota yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, jawatankuasa-jawatankuasa lain lebih formal. Ada yang mempunyai tanggungjawab undang-undang untuk perkara-perkara seperti audit kewangan, pemilihan eksekutif, persembahan saham, kelulusan keahlian dan pengawasan keselamatan. Jawatankuasa ini lebih cenderung untuk menggunakan struktur mesyuarat formal menggunakan protokol seperti Peraturan Perintah Robert atau peraturan yang serupa.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda
-
Minit
Sediakan dan hantar agenda bertulis sekurang-kurangnya seminggu sebelum mesyuarat jawatankuasa. Setiap orang dalam jawatankuasa memerlukan masa untuk mengkaji agenda dan bersedia untuk topik yang akan dibincangkan semasa mesyuarat.
Panggil mesyuarat untuk pesanan mengikut masa. Ini biasanya dilakukan oleh pengerusi jawatankuasa. Setiausaha akan mengambil perhatian setiap orang yang menghadiri mesyuarat semasa mengambil minit. Memanggil mesyuarat untuk memerintahkan pada masa yang menggalakkan orang untuk muncul tepat pada waktunya dan menunjukkan penghormatan kepada semua ahli jawatankuasa dan masa mereka.
Mengedarkan salinan agenda dan apa-apa laporan yang akan dibentangkan semasa mesyuarat. Sekiranya jawatankuasa itu bermesyuarat secara berterusan, mengedarkan salinan minit mesyuarat sebelumnya. Beri masa untuk ahli jawatankuasa untuk mengkaji minit, agenda dan laporan lain. Tanya sama ada terdapat sebarang komen mengenai minit mesyuarat terdahulu dan kemudian bertanya jika ada gerakan dan sebagainya untuk menerima minit tersebut.
Ikut arahan agenda untuk menutup setiap item semasa mesyuarat. Benarkan gerakan yang dibuat yang berkaitan dengan item agenda yang dibincangkan. Kenali setiap ahli yang ingin bercakap mengenai gerakan. Biarkan seseorang bercakap pada satu masa dan berikan setiap orang peluang untuk didengar, jika boleh. Panggil untuk mengundi pada usul apabila perbincangan selesai. Dalam beberapa kes, ahli akan mencadangkan pindaan dan pengerusi jawatankuasa akan memanggil undi mengenai pindaan sebelum usul.
Tamatkan mesyuarat apabila agenda telah selesai atau apabila hujung waktu mesyuarat dijadualkan tiba. Pengerusi jawatankuasa boleh menangguhkan mesyuarat tanpa usul, kedua atau mengundi. Setiausaha itu mencatat sebarang perniagaan yang tidak lengkap supaya ia boleh diletakkan dalam agenda mesyuarat seterusnya.
Petua
-
Kebanyakan mesyuarat jawatankuasa rasmi memerlukan kuorum anggota hadir untuk mesyuarat itu sah. Undang-undang organisasi akan menentukan bagaimana kuorum dicapai. Ia biasanya sekurang-kurangnya separuh daripada ahli.
