Mengubah prosedur pengebilan syarikat anda boleh menjejaskan cara anda melakukan perniagaan dengan banyak pelanggan. Anda tidak boleh mengubah tarikh invois berjadual, meningkatkan jumlah bayaran atau sebaliknya menyemak semula syarat anda tanpa memberi notis terlebih dahulu kepada pelanggan. Jika tidak, anda menghadapi prospek panggilan, aduan, kehilangan pendapatan dan komen negatif. Kraf surat yang anda kirimkan kepada pelanggan anda sehingga memberikan jawapan lengkap kepada "siapa, apa, kapan dan dimana" dari kebijakan baru anda.
Jelaskan Tujuan
Pengumuman rasmi perubahan prosedur harus terbuka dengan pernyataan yang jelas mengenai sumber informasi, populasi yang mempengaruhi dan sifat perubahan tersebut. Untuk mencapai matlamat ini, gunakan kepala surat syarikat anda supaya penerima segera mengenali identiti anda. Sekiranya anda menyiapkan mesej anda dalam perisian pemproses kata sebagai projek gabungan mel, anda boleh memasukkan ucapan tersuai ke dalam setiap huruf untuk mengelakkan pengenalan "Pelanggan Yang Dihargai" yang ditakrifkan yang menggantikan sebarang mesej. Menegaskan semula penghargaan anda untuk perniagaan penerima dan menguraikan dasar-dasar dasar dalam perenggan pertama ringkas. Sebagai contoh, anda boleh mengumumkan "Oleh kerana kami menghargai anda sebagai pelanggan, kami menghubungi anda untuk memaklumkan kepada anda tentang perubahan akan datang dalam prosedur pengebilan kami yang memberi kesan kepada akaun anda dengan kami."
Berikan Butiran
Setelah anda memperkenalkan subjek keseluruhan komunikasi anda, sampai ke titik dalam perenggan seterusnya. Terangkan - seberapa ringkas mungkin - perubahan yang akan datang dan bagaimana peraturan baru berbeza dari yang lama. Pelanggan ingin mengetahui dengan tepat bagaimana dasar anda memberi kesan kepada mereka. Sekiranya anda gagal menyediakan penjelasan yang jelas dan jelas yang menjawab semua soalan yang jelas yang timbul, telefon anda akan mula berdering sejurus selepas surat anda tiba di peti mel penerima. Untuk memastikan bahawa anda telah menangani semua butiran yang diperlukan, tanya rakan, rakan sekerja atau orang luar lain untuk membaca surat anda dalam peringkat prototaip dan memperbaiki mesej anda berdasarkan apa-apa soalan yang mereka raih.
Sahkan Masa
Delineate dengan tepat apabila perubahan berlaku. Jika pelanggan mesti mula menggunakan alamat pembayaran baru yang berkesan dengan kitaran bil bulan tertentu, beritahu mereka "Bermula dengan pembayaran bulan dan tahun anda, sila hantar cek anda ke alamat." Jika pelanggan akan melihat perubahan dalam istilah pembayaran, beritahu mereka "Kami menaikkan bayaran minimum anda dari nombor kepada bilangan peratus baki anda pada bulan dan tahun." Untuk mengelakkan kekeliruan, gunakan pernyataan masa ini untuk merakamkan perubahan dan berikan tarikh lengkap supaya surat anda menjadi rujukan masa depan yang sesuai untuk fail pelanggan.
Buatnya Rasmi
Sebelum menutup surat anda, jelaskan dengan cara yang tegas tetapi mesra bahawa perubahan anda tidak mewakili istilah pilihan. Pelanggan mesti menyedari bahawa mereka tidak boleh memilih dari prosedur anda, kecuali dengan menutup akaun mereka, dan yang terus melakukan perniagaan dengan anda melewati tarikh perubahan mengesahkan bahawa mereka menerima dan bersetuju mematuhi peraturan baru anda. Sediakan nama dan maklumat hubungan anda, walaupun semuanya muncul sebagai sebahagian daripada surat anda, dan menekankan bahawa anda mengalu-alukan panggilan pelanggan jika ada pertanyaan atau komen.
