Menulis surat untuk menolak jemputan rasmi boleh menjadi rumit. Ia adalah perlu untuk bertindak balas supaya orang atau perniagaan yang menjemput anda tahu bahawa mereka tidak sepatutnya mengharapkan anda. Cabaran ini datang dengan menulis surat dengan cara yang tidak menyinggung atau membuat pihak lain berfikir bahawa anda hanya cuba untuk keluar dari acara. Kata-kata yang cermat dan mata yang tajam ke arah terperinci akan memastikan bahawa penerima menerima mesej dalam semangat yang dimaksudkan.
Mulakan surat penolakan anda dengan salam. Tentukan bagaimana anda mahu alamat penerima. Jika ini benar-benar formal dan anda tidak mempunyai hubungan sehari-hari dengan orang itu, berikan dia sebagai "Encik" atau "Puan" Hanya gunakan nama pertama dalam surat rasmi jika anda yakin bahawa ini boleh diterima.
Jujurlah. Jangan buat cerita yang menggambarkan mengapa anda tidak dapat hadir. Beritahu kebenaran dengan cara yang paling ringkas. Terangkan dalam satu atau dua ayat sebab anda tidak akan hadir. Gunakan kata-kata seperti "menyesal" atau "sayangnya" untuk menunjukkan bahawa anda ingin keadaan itu berbeza.
Terangkan penghargaan anda untuk jemputan. Terima kasih kerana memikirkan anda. Ini akan memastikan anda tidak dikeluarkan secara kekal dari senarai untuk acara akan datang.
Tutup surat anda dengan menyatakan harapan terbaik kepada penerima. Biarkan dia tahu bahawa anda berharap acaranya berjalan lancar.
Tutup surat dengan "Hormat" atau semoga berterima kasih kepada penerima sekali lagi. Tandakan nama anda dengan pen. Ini menunjukkan bahawa anda secara peribadi mengambil masa pada surat itu. Nama bercetak terlalu generik dan boleh membuat tuan rumah berfikir anda terlalu sibuk untuk meluangkan masa untuk membalas jemputannya dengan betul.
Baca surat dengan kuat. Pastikan ia mempunyai nada yang ingin anda nyatakan. Buat apa-apa perubahan dan hantar surat itu.
Amaran
Kejujuran adalah dasar terbaik dalam menolak jemputan. Anda tidak mahu ditangkap dalam kebohongan yang mungkin menghalang hubungan perniagaan yang baik.
