Laporan prestasi adalah alat perniagaan yang bernilai. Ia membolehkan anda mendokumentasikan dan mengesan persembahan pekerja. Adalah penting untuk menulis laporan ini dengan teliti, kerana ia boleh menjadi pemangkin untuk menggalakkan lebih banyak tingkah laku positif atau negatif daripada pekerja. Laporan prestasi yang ditulis dengan baik menggabungkan maklumat, analisis, kejujuran dan kebijaksanaan.
Pusatkan laporan anda di sekitar pelbagai pemerhatian yang mana anda mempunyai data. Adalah penting untuk menyimpan nota mengenai pekerja sebelum menulis laporan dan kemudian tarik maklumat dari nota tersebut untuk menyusun laporan. Pastikan bahawa pemerhatian adalah secara langsung dan tidak mendengar. Satu contoh pemerhatian secara langsung mungkin nota yang anda tulis dan difailkan apabila anda perhatikan seorang pekerja yang tiba 30 minit lewat untuk bekerja pada tarikh tertentu.
Tulis tentang tingkah laku yang khusus berkaitan dengan kerja yang sedang dilakukan. Tingkah laku yang berkaitan dengan pekerjaan termasuk interaksi dengan rakan sekerja, perhatian terhadap detail, kualiti kertas kerja, sikap keseluruhan dan ketepatan masa.
Pusatkan laporan anda tentang tingkah laku yang telah dibincangkan secara lisan dengan pekerja. Komen anda tidak seharusnya menjadi kejutan kepada pekerja.
Fokus pada positif, tetapi pastikan anda menyenaraikan sebarang kemungkinan negatif sekiranya perlu. Anda boleh menulis sesuatu seperti, "Mr Jones mengekalkan interaksi positif dengan rakan sekerjanya. Dia tetap terlambat jika perlu untuk menyelesaikan pekerjaan. Dia mempunyai beberapa masalah dengan tiba di tempat kerja tepat pada masanya, seperti yang dibuktikan oleh pemerhatian yang dilakukan 11 Jun, 20 dan 27."
Jadilah ringkas dan spesifik. Cite contoh kejadian tertentu. Berhenti daripada bertele-tele. Satu contoh yang buruk ini adalah sesuatu seperti, "Cik Smith tidak berfungsi dengan baik di tempat kerja, dia sepertinya tidak sesuai dengan kedudukannya, saya tidak tahu apa masa depan yang mungkin berlaku jika dia tidak dapat. … "Contoh yang lebih baik adalah," Cik Smith telah mempunyai keluhan yang difailkan terhadapnya oleh dua rakan sekerja yang berlainan dalam beberapa kali mengenai ucapan menghina dan tidak menghormati beliau."
Pautkan laporan prestasi ke laporan sebelum ini. Tunjukkan kawasan yang mungkin bertambah baik, bertambah buruk atau kekal sama. Contohnya, anda mungkin menulis, "Sepanjang siri terakhir jumlah pengeluaran Encik Thompson adalah 75 peratus lebih rendah daripada apa yang dianggap oleh syarikat itu diterima. Walau bagaimanapun, sejak penilaian terakhirnya, pengeluarannya telah meningkat secara drastik dan kini memenuhi standard syarikat."
Berkomunikasi penghargaan untuk bidang tingkah laku positif. Anda mungkin menulis sesuatu seperti, "sikap positif Cik Brown mempengaruhi mereka di sekelilingnya dan menjadikan tempat kerja lebih baik."
Memberi maklum balas mengenai bagaimana anda ingin melihat kawasan lebih lemah bertambah baik. Paut laporan ke matlamat masa depan. Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Encik Hartzog telah gagal untuk menyampaikan rencana pelajaran mingguannya sebanyak empat kali. Sepanjang semester berikutnya, pentadbir ingin melihat dia mengubah rancangan pelajarannya pada hari Jumaat setiap minggu."
Tulis laporan apabila anda berada dalam minda yang positif. Pastikan anda menyemak laporan sekurang-kurangnya beberapa jam selepas menulisnya untuk menangkap sebarang semakan yang mungkin perlu dibuat.
Galakkan pekerja untuk berkomunikasi dengan anda tentang laporan sebaik sahaja mereka menerimanya jika mereka inginkan. Gunakan analisis sebagai peluang untuk berkolaborasi secara positif terhadap peningkatan peribadi, serta penambahbaikan untuk syarikat secara keseluruhan.
