Jika anda seorang penceramah, perunding atau pendidik, seminar mungkin perniagaan anda. Jika anda seorang pemilik perniagaan lain, seminar mungkin salah satu kaedah terbaik untuk anda memasarkan perniagaan anda. Walau apa pun alasan anda untuk menganjurkan sesuatu seminar, langkah-langkah asas yang sama harus diikuti untuk mewujudkan satu peristiwa yang berjalan lancar dan mengesankan peserta anda.
Pilih topik anda. Jika anda seorang perunding atau penceramah, kemungkinan anda telah diminta untuk berbincang dengan kumpulan mengenai topik tertentu. Jika anda seorang pemilik perniagaan yang menganjurkan seminar untuk mempromosikan perniagaan anda, anda harus memilih satu topik yang akan merayu kepada pelanggan sasaran anda. Sebagai contoh, seorang peguam boleh menganjurkan seminar percuma untuk orang ramai mengenai perancangan harta tanah.
Pilih tempat anda. Cuba untuk menganggarkan jumlah peserta yang akan anda pilih dan pilih tempat yang akan mempunyai ruang yang cukup untuk semua orang duduk dengan selesa. Anda juga perlu mengambil harga apabila memilih tempat. Sesetengah tempat boleh mempunyai yuran sewa bilik beberapa ratus atau bahkan ribuan dolar, sementara yang lain lebih masuk akal. Hotel sering mempunyai bilik jamuan di mana perniagaan sering mengadakan konvensyen, jadi mungkin tempat yang baik untuk bermula dalam carian anda untuk lokasi.
Buat dan jemputan mel. Bergantung kepada saiz dan formaliti acara anda, jemputan anda boleh terdiri daripada dokumen mudah yang dibuat dalam Microsoft Word kepada reka bentuk mewah yang dicipta oleh seorang pereka profesional. Melanggan jemputan anda beberapa minggu lebih awal untuk membolehkan para peserta merancang untuk menghadiri. Jangan hantar jemputan terlebih dahulu sebelum mereka lupa sebelum tarikh seminar sebenar tiba. Anda juga boleh menghantar e-mel jemputan anda, tetapi perlu diingat bahawa ia mungkin berakhir dalam beberapa folder spam penerima.
Tentukan sama ada anda akan menawarkan hidangan tengah hari atau minuman ringan. Jika seminar anda berjalan selama beberapa jam, ia adalah sentuhan yang bagus untuk menyegarkan minuman ringan. Jika seminar anda bermula pada waktu pagi atau berjalan di atas jam makan tengah hari, menyediakan makan tengah hari adalah disyorkan. Sesetengah venue mempunyai keperluan bahawa anda menggunakan perkhidmatan katerer dalam rumah mereka ketika mengadakan acara di fasilitas tersebut. Pastikan anda tahu peraturan kontrak anda sebelum anda memesan minuman.
Buat bahan persembahan anda. Buat salinan handout, atau buatnya dicetak pada pencetak profesional. Anda mungkin ingin membuat persembahan PowerPoint supaya anda mempunyai rujukan visual apabila anda atau pembicara anda menyampaikan bahan. Anda boleh dengan mudah membuat peruntukan bagi peserta anda dengan memilih "handout" di bawah pilihan cetakan. Pastikan anda memilih tiga setiap halaman, dan peserta anda akan dapat mengambil nota secara terus pada handout mereka.
Beberapa hari sebelum acara tersebut, tentukan jumlah peserta anda berdasarkan RSVP anda. Sekiranya anda memilih, anda boleh menghubungi orang lain yang telah anda jemput untuk mengingatkan mereka mengenai acara anda dan memberi mereka satu peluang terakhir untuk mendaftar. Tinggalkan mesej untuk sesiapa yang tidak anda jangkau, jika boleh, dan mintalah mereka memanggil anda secepat mungkin jika mereka merancang untuk hadir.
Buat helaian daftar masuk dan nametags. Senang para peserta seminar dapat bertemu dengan orang lain dan segera melihat nama mereka dan dari mana mereka berada. Ia menghapuskan beberapa perasaan tidak selesa yang ada ketika mereka memperkenalkan diri kepada orang baru. Lembaran daftar masuk akan menjadi berguna jika anda bercadang untuk menawarkan apa-apa jenis kredit pendidikan yang berterusan kepada peserta anda, atau jika anda hanya ingin berhubung dengan peserta anda selepas seminar tersebut. Anda boleh meminta nama, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel mereka. Adalah bijak untuk menawarkan kotak yang mereka boleh periksa jika mereka tidak mahu menerima komunikasi selanjutnya daripada anda.
Buat paket untuk setiap tetapan jadual. Anda mungkin mahu memasukkan risalah dan bahan promosi lain mengenai perniagaan anda. Anda juga ingin memberikan sesuatu untuk peserta menulis dan pena untuk mereka tulis. Jika anda tidak mempunyai barang-barang ini dengan logo perniagaan anda, tempat di mana anda memegang acara anda mungkin mempunyai pen dan pad yang mereka akan gembira untuk memberikan.
Sahkan butiran dengan orang hubungan anda di tempat anda beberapa hari sebelum acara anda. Anda juga perlu mengesahkan kiraan kepala terakhir dengan katerer anda jika anda mempunyai makanan yang disediakan. Pastikan anda membekalkan katerer anda jika anda memerlukannya untuk membekalkan produk kertas, seperti plat, tuala atau cawan. Membuat sebarang pengaturan pembayaran yang diperlukan. Sesetengah tempat dan katerer memerlukan bayaran pendahuluan, sementara yang lain gembira untuk mengumpul wang pada hari acara anda.
Sediakan tempat anda sehari sebelum atau pagi acara anda. Anda pasti akan memastikan bahawa kakitangan tempat anda mempunyai bilik yang ditetapkan seperti yang anda bertanya. Anda juga akan meletakkan paket dan bahan lain di setiap tetapan tempat sebelum tetamu anda tiba. Berjalan di sekeliling bilik dan pastikan semua orang akan mempunyai pandangan yang jelas tentang anda atau penceramah di hadapan bilik.
Rancang sendiri atau wakil dari syarikat anda untuk hadir ketika tetamu pertama akan mulai tiba hari acara anda. Anda akan menyambut orang dan mengarahkan mereka ke lembaran daftar masuk, lokasi tandas dan minuman.
Petua
-
Cobalah untuk tetap teratur apabila merancang seminar anda. Butiran kecil boleh cenderung untuk mengatasi anda, dan lebih teratur anda mengarah ke acara, semakin lancar ia akan berjalan pada hari besar.
Amaran
Anda akan sentiasa mempunyai beberapa peserta yang telah membuat kerusi di seminar anda yang tidak menunjukkan hari acara tersebut. Kecemasan timbul atau masalah lain berlaku yang menghalang sesetengah orang mula datang. Jangan biarkan ia mengganggu anda. Kemungkinannya, akan ada satu atau dua orang yang hadir pada saat-saat akhir dan bertanya jika mereka masih boleh menghadiri.
