Minit mesyuarat adalah dokumen undang-undang penting untuk bukan keuntungan, agensi kerajaan, masyarakat dan syarikat. Mereka memberikan rekod mengenai proses membuat keputusan. Minit adalah berbeza daripada imlak. Mereka bukan transkrip kata-kata tentang apa yang berlaku pada mesyuarat itu; Sebaliknya, mereka adalah rekod siapa yang hadir, apa yang telah dibincangkan, sebarang undi yang dilakonkan dan apa yang diputuskan. Minit disimpan selama beberapa tahun.
Sediakan untuk Rakaman Minit yang Tepat
Semak agenda mesyuarat. Ini akan membolehkan anda merancang untuk perkara agenda penting yang perlu anda ambil perhatian. Anda juga akan dapat merasakan berapa banyak peserta yang diharapkan.
Draf lembaran peserta. Ini boleh semudah sekeping kertas dengan tajuk mesyuarat dan tarikh di atas dengan beberapa baris bernombor. Anda akan mengedarkannya pada permulaan mesyuarat untuk hadirin untuk menandatangani.
Pastikan peralatan rakaman anda berfungsi dengan betul. Anda boleh memilih untuk mengambil nota mesyuarat pada komputer riba, atau dengan pen dan kertas, atau dengan merakam mesyuarat. Sekiranya mesyuarat itu akan meliputi maklumat sensitif, bincangkan rakaman dengan pengerusi dan terangkan niat anda untuk menggunakan rakaman sahaja untuk memastikan ketepatan minit.
Buat Minit Mesyuarat untuk Rekod
Catat semasa mesyuarat. Tumpukan pada subjek setiap perbincangan dan serahkan ulasan. Sebagai contoh, ambil perhatian bahawa peruntukan pembiayaan untuk bangunan baru dibincangkan, tetapi tidak perhatikan bahawa "perbincangan itu adalah emosi dan dipanaskan." Perhatikan siapa yang mencadangkan setiap usul dan apa yang telah diselesaikan.
Buat dokumen yang akan menjadi minit mesyuarat rasmi. Ia sepatutnya menjadi format yang sama seperti minit mesyuarat sebelumnya. Pertimbangkan menggunakan enam bahagian: Panggil untuk pesanan, panggilan gulung, kelulusan minit mesyuarat terakhir, isu terbuka, perniagaan baru dan penangguhan. Di bawah masing-masing memberikan ringkasan ringkas dan neutral perbincangan atau aktiviti. Sekiranya terdapat undi undi, masukkan tally. Sekiranya undi tidak dikira, nyatakan hanya satu gerakan yang "dibawa" atau "gagal." Buat ruang untuk minit untuk ditandatangani oleh diri anda sebagai pengambil nota dan pengerusi, yang akan meluluskan minit.
Mengedarkan minit kepada ahli lembaga dalam masa satu minggu dari mesyuarat dan - jika mesyuarat itu umum - memfailkannya sebagai rekod awam. Buat perubahan dan pembetulan yang diperlukan. Rujuk nota anda sendiri atau rakaman mesyuarat anda jika penjelasan diperlukan.
Simpan Minit Mesyuarat dalam Fail Syarikat
Isi minit mesyuarat dengan mesyuarat masa lalu. Anda boleh menyimpan minit dalam pengikat, yang dianjurkan oleh jawatankuasa atau lembaga, dan dalam urutan kronologi. Oleh kerana minit mesyuarat adalah rekod undang-undang, simpannya di ibu pejabat.
Padamkan rakaman yang anda buat dari mesyuarat itu, melainkan jika dasar organisasi anda menyimpan rekod ini. Setelah minit anda selesai, biasanya tidak perlu menyimpan cadangan ini, dan kandungannya mungkin sensitif atau sulit.
Salin dan edarkan minit mesyuarat pada permulaan mesyuarat seterusnya. Ini akan diluluskan sebagai titik perniagaan pertama.
Petua
-
Semak template mesyuarat jika perlu. Kaji sejauh mana minit yang lebih lama disimpan, atau cari dalam talian untuk "Templat Minit Mesyuarat."
