Pengurusan dokumen adalah organisasi proses yang digunakan untuk membuat, mengawal, mengamankan, menyimpan, mengambil, berkongsi dan memusnahkan dokumen dalam semua bentuknya. Dalam era perkembangan maklumat, perubahan teknologi dan isu keselamatan yang pesat, organisasi yang menubuhkan sistem pengurusan dokumen harus mempertimbangkan bukan sahaja amalan perniagaan yang baik, tetapi peraturan, peraturan dan piawaian yang diisytiharkan oleh badan kerajaan dan antarabangsa.
Entiti Membuat Peraturan: Kewangan
Banyak entiti persekutuan mengeluarkan peraturan yang memerlukan organisasi mematuhi peraturan pengurusan dokumen. Berikut adalah ringkasan entiti sedemikian, jenis organisasi yang mereka impak, dan statut atau peraturan.
Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa dalam SEC 17a-4 menyediakan peraturan pengurusan dokumen untuk broker, penganalisis dan lain-lain yang terlibat dalam pertukaran sekuriti.
Undang-undang Sarbanes-Oxley dalam Seksyen 404 dan 409 memberi kesan kepada pengurusan dokumen oleh semua syarikat awam yang didedahkan kepada awam, firma perakaunan, juruaudit dan mereka yang terlibat dengan perdagangan sekuriti.
Cek Pembersihan untuk Akta Abad 21 (Semak 21) mengawal pengendalian cek dan terpakai kepada industri perbankan. Ia ditadbir oleh Federal Reserve.
Akta Gramm-Leach Bliley melindungi maklumat kewangan pengguna yang dipegang oleh institusi kewangan dan ditadbir oleh beberapa agensi persekutuan.
Persatuan Pengedar Sekuriti Negara (NASD) Peraturan 3010 dan Peraturan Bursa Saham New York (NYSE) 342 ditadbir oleh Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa dan mengawal selia keperluan penyimpanan rekod yang berkaitan dengan komunikasi elektronik untuk ahli-ahli kedua-dua organisasi tersebut.
Kaedah Penjagaan Kesihatan
Akta Keselamatan dan Kebolehaksesan Insurans Kesihatan (HIPAA) terpakai bagi kumpulan seperti doktor, hospital, syarikat insurans dan majikan yang terlibat dalam menyusun atau menghantar maklumat pesakit. Ia ditadbir oleh Jabatan Kesihatan dan Perkhidmatan Manusia A.S..
21 CFR 11 adalah bahagian Kod Peraturan Persekutuan yang ditadbir oleh Pentadbiran Makanan dan Ubat A.S. dan menangani rekod elektronik dan tandatangan elektronik. Seksyen ini memberi kesan kepada penjagaan kesihatan dan syarikat farmaseutikal.
Peraturan Ketenteraan
Peraturan Jabatan Pertahanan (Jabatan Pertahanan 5015.2, versi 2) menentukan keperluan untuk perisian pengurusan rekod yang dibeli oleh Jabatan Pertahanan. Entiti kerajaan lain juga menggunakan standard ini untuk perisian pengurusan rekod mereka.
Kaedah Persekutuan lain
Peraturan Persekutuan Prosedur Awam mengawal bagaimana firma undang-undang menangani maklumat yang berkaitan dengan prosedur undang-undang.
Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri Rev. Proc. 97-22 menyediakan peraturan untuk menyimpan elektronik dan pemindahan maklumat pembayar cukai, dan memberi kesan kepada industri perkhidmatan kewangan.
Keperluan Peraturan
Orang Amerika bergantung kepada agensi pengawalseliaan untuk memastikan perlindungan disediakan untuk memastikan maklumat peribadi selamat, melindungi transaksi kewangan dan menjalankan pengawasan yang sesuai terhadap mereka yang mengawal aset, dadah, kewangan, dan aset penjagaan kesihatan negara. Infrastruktur maklumat negara adalah penting untuk pertahanannya dan juga harus dilindungi.
Standardisasi pengurusan dokumen melangkaui Amerika Syarikat. Entiti bukan kerajaan seperti Organisasi Antarabangsa bagi Standardisasi dan API Pengurusan Dokumen Terbuka berfungsi untuk menyeragamkan dan berkongsi proses bagi sistem pengurusan dokumen untuk memastikan keselamatan dan ketersediaan rekod maklumat apabila diperlukan.
