Rekod berhutang akaun adalah dokumen penting untuk individu atau perniagaan. Idealnya, perniagaan anda harus melaksanakan sistem simpanan atau pemfailan yang membolehkan pemilik dan kakitangan lain mengambil semula resit dan rekod untuk aset dan akaun apabila diperlukan. Walaupun perniagaan anda tidak perlu menyimpan catatan akaunnya secara kekal, ia harus menyimpannya selama sekurang-kurangnya 10 tahun.
A Decade of Records
Berapa lama anda harus menyimpan rekod perniagaan anda pada fail bergantung kepada tindakan, perbelanjaan atau peristiwa rekod dokumen, menurut Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Dokumen yang berkaitan dengan urus niaga dan pembayaran harus disimpan selama sekurang-kurangnya 10 tahun, menurut Financial Web. Dokumen tersebut termasuk penyata perbankan, kontrak, akaun belum bayar dan rekod boleh terima dan cek yang dibatalkan.
Batu Rekod yang Memelihara Rekod
Sebab utama untuk menyimpan rekod yang perlu dibayar adalah jika seseorang mempunyai soalan tentang penjualan atau kontrak lama. Dalam kes sedemikian, anda perlu dapat mencari barang yang berkaitan dengan jualan atau kontrak tepat pada masanya. Mempunyai akses kepada rekod bayar akaun juga penting sekiranya pelanggan atau pekerja menyaman perniagaan anda.
Simpan IRS Happy
IRS mencadangkan untuk memegang rekod yang menyokong item pendapatan atau potongan pada pulangan cukai sehingga tempoh batasan untuk pengembalian itu berakhir, iaitu tempoh masa di mana anda boleh meminda pulangan cukai anda untuk menuntut kredit atau bayaran balik. Ini bermakna anda mesti mempunyai rekod yang perlu dibayar akaun supaya anda boleh mendokumenkan keuntungan atau kerugian atas penjualan atau pelupusan aset untuk jangka masa di mana aset itu masih dalam perkhidmatan. Selepas itu, anda mesti menyimpan semua rekod dan resit yang berkaitan dengan aset untuk tambahan tiga tahun, menurut QBalance.com.
Lebih dari pencapaian rakaman
Untuk memaksimumkan ruang dan meminimumkan kemungkinan kehilangan rekod dari kebakaran, pencurian atau kemusnahan, perniagaan anda mungkin mahu tanpa kertas. Dengan memindahkan rekod bayar akaun kepada sistem pemfailan elektronik, perniagaan anda dapat mengurangkan kos pentadbiran dan masa kakitangan. Program boleh didapati secara dalam talian dan di dalam negara di kedai-kedai bekalan pejabat. Yuran dikenakan, dan berbeza-beza bergantung kepada program. Sistem bayar akaun automatik sering memberikan invois elektronik, perkhidmatan pembayaran dan pelacakan / pelaporan dalam talian.
